Prozesse kostengünstig automatisieren, ohne in bestehende IT-Architekturen einzugreifen.
Robotic Process Automation (RPA) ist eine digitale Technologie, bei der Software-Roboter (sogenannte Bots) sich wiederholende, regelbasierte Tätigkeiten automatisiert durchführen. Der Bot nutzt dabei die "normalen" Benutzeroberflächen der Anwendungen, über die auch ein menschlicher Nutzer seine Eingaben machen würde, und imitiert das zuvor beobachtete Verhalten menschlicher Mitarbeiter bei der Durchführung dieser Tätigkeiten (z. B. Programme aufrufen, Daten eingeben oder kopieren, Formulare ausfüllen, Informationen vergleichen, E-Mails verarbeiten, Daten aus dem Internet abrufen etc.). Die Anwendungsmöglichkeiten sind dabei sehr vielfältig: Zum Einsatz kommen RPA-Bots in der betrieblichen Praxis beispielsweise bei der systemübergreifenden Abstimmung und Pflege von Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produktdaten etc.), bei der automatisierten Erstellung von Reports und Auswertungen (insbesondere, wenn Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen integriert werden sollen), bei der Entgegennahme und Beantwortung von Kundenanfragen (Rückfragen, Bestellungen, Beschwerden etc.) oder der Automatisierung des Rechnungseingang- und Kreditorenmanagements.
Im Gegensatz zur herkömmlichen IT-Automatisierung können RPA-Bots auch Prozesse automatisieren, bei denen verschiedene Anwendungen genutzt werden, die nicht über Schnittstellen integriert sind. Auch wird nicht in die bestehende IT-Architektur eingegriffen, da der Bot wie ein ganz normaler Nutzer direkt auf der Anwender-Oberfläche agiert. Zudem ist keine klassische Programmierung notwendig: Der RPA-Nutzer kann dem Bot über eine "Recorder-Funktionalität" direkt vormachen, was er tun soll, oder die Prozessabläufe über eine grafische Oberfläche per "Drag & Drop" erstellen.
Laut verschiedenen Studienergebnissen nutzen bereits ca. 35 bis 40 Prozent der deutschen Unternehmen Robotic Process Automation; weitere 20 Prozent planen, RPA zeitnah einzusetzen. Der RPA-Einsatz erfolgt dabei quer durch alle Branchen und Geschäftsmodelle, sowohl im produzierenden Gewerbe als auch im Dienstleistungsbereich und im Handel. Auch die Unternehmensgröße spielt kaum eine Rolle: Die stetig wachsende Riege der RPA-Nutzer reicht vom internationalen Großkonzern bis hin zum kleinen Mittelständler.
Eine RPA-basierte Automatisierung kann für Unternehmen zu einer Vielzahl an Vorteilen führen. Neben potenziellen Kosteneinsparungen werden in der Praxis insbesondere die Aspekte Zeit und Qualität sehr geschätzt. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die hohe zeitliche Verfügbarkeit der RPA-Bots. Während Mitarbeiter dem Unternehmen nur während der effektiven Arbeitszeit zur Verfügung stehen, ist die RPA-Software rund um die Uhr im Einsatz: Ein Bot braucht keine Pausen, muss nicht schlafen, nimmt keinen Urlaub, wird nicht krank etc. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Prozessbearbeitung ohne Verzögerungen oder Rückstaus bei gleichzeitig sehr schnellen Durchlaufzeiten. Die Abarbeitung von Routineaufgaben gelingt meist in einem Bruchteil der Zeit, die ein menschlicher Mitarbeiter benötigen würde.
Geeignet für sich wiederholende Aufgaben
Die Bearbeitung der Prozesse erfolgt darüber hinaus stets mit derselben verlässlichen, hohen Qualität, was sich neben einer verbesserten Produktivität z. B. auch positiv auf die Zufriedenheit der Kunden auswirken kann. Der Bot zeigt keine Ermüdung oder Ablenkung, sodass typisch menschliche (Leichtsinns-)Fehler vermieden werden. Auch entsteht seitens des Bots keine Demotivation durch stupide, sich wiederholende Aufgaben. Die Automatisierung manueller Routineaufgaben führt sogar meist dazu, dass Mitarbeiter entlastet werden und mehr Zeit für anspruchsvollere, wertstiftendere Tätigkeiten zur Verfügung haben, was in der Praxis zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen kann.
Ein häufig unterschätzter Vorteil besteht darin, dass der RPA-Bot seine Tätigkeiten in Echtzeit protokollieren und saubere Dokumentationen erzeugen kann. Diese können sowohl für interne Zwecke genutzt werden (z. B. in der Kostenrechnung oder zur Prozessoptimierung) als auch für externe Zwecke, zum Beispiel zur Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben oder Dokumentationspflichten, die bei manueller Erledigung häufig sehr zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein können. Im Vergleich zu anderen Digitalisierungstechnologien sind die Einstiegshürden für die Nutzung von Robotic Process Automation zudem verhältnismäßig niedrig und die anfänglichen Investitionskosten eher gering.
Herausforderungen
Um von den zahlreichen Vorteilen von Robotic Process Automation profitieren zu können, ist es jedoch unerlässlich, das Thema RPA strukturiert und mit einem klaren Plan anzugehen. Ein zentraler Aspekt ist hier beispielsweise die Auswahl der richtigen (Pilot-)Prozesse, denn nicht jede Tätigkeit eignet sich für eine Automatisierung mit RPA. Ideal sind stark repetitive Tätigkeiten. Je standardisierter ein Prozess ist und je weniger Ausnahmen und Sonderfälle es gibt, desto besser. Ebenso lassen sich stark regelbasierte Entscheidungen sehr gut mit RPA abbilden (im Gegensatz zu Ermessensentscheidungen, die von Fall zu Fall neu getroffen werden müssen). Damit sich die Automatisierung auch wirtschaftlich lohnt, ist ein hohes Prozessvolumen ideal; ebenso, dass der Prozess aktuell großteils händisch und mit hohem Arbeits- und Zeitaufwand von Mitarbeitern ausgeführt wird. Beide Aspekte erhöhen mögliche Einsparpotenziale einer Automatisierung.
Bei der Implementierung sind zudem zahlreiche Herausforderungen zu beachten bzw. im Vorfeld zu durchdenken und gegebenenfalls mit Gegenmaßnahmen zu versehen. Dazu gehören neben technischen Themen (z. B. Wartung und Pflege der Bots, Berücksichtigung der IT-Infrastruktur, Vorkehrungen hinsichtlich Cybersecurity etc.) auch organisatorische Herausforderungen. Häufig stößt RPA anfangs auf Skepsis oder sogar Widerstände seitens der Mitarbeiter, oft aus Unwissen oder Unsicherheit. Können diese Bedenken nicht entkräftet werden, z. B. durch eine gute, offene Kommunikation, eine klare Unterstützung durch das Top-Management und die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter in den Fachabteilungen, dann kann dies zum Scheitern des gesamten Projektes führen. Auch ein systematischer Aufbau von RPA-Know-how innerhalb des Unternehmens sowie die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten zwischen Fachabteilungen und IT sind wichtige organisatorische Erfolgsfaktoren.
Bei der Implementierung sind unbedingt auch Governance-bezogene Herausforderungen zu berücksichtigen, zum Beispiel die Gewährung angemessener IT-Zugriffsrechte und Berechtigungslevel für die RPA-Bots, die Berücksichtigung von Datenschutzaspekten oder das Treffen von Vorkehrungen gegen missbräuchliche Verwendung durch Mitarbeiter (insbesondere bei Zahlungsvorgängen).
Ein weiterer häufiger Stolperstein in der Praxis ist Ungeduld in Kombination mit unrealistischen, überhöhten Erwartungen. Dies zeigt sich beispielsweise in zu oberflächlichen Prozessanalysen vor der Umsetzung, unzureichenden Tests oder einer vorschnellen Live-Schaltung der RPA-Bots. Fatal ist auch der Verzicht auf eine ausführliche Vorab-Analyse inklusive Erstellung einer detaillierten Kosten-Nutzen-Abwägung im Vorfeld einer Entscheidung für oder gegen den Einsatz von RPA.
Denn auch wenn Robotic Process Automation verhältnismäßig geringe Einstiegshürden aufweist, gerade im Vergleich zu anderen Digitalisierungstechnologien, so erfordert sie trotzdem eine systematische Auseinandersetzung im Vorfeld, eine strukturierte Implementierung und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sowie ein regelmäßiges Monitoring im Zeitverlauf, damit die zweifellos großen Potenziale von RPA in einem unternehmerischen Kontext auch vollends zum Tragen kommen können.
