Digitales Berichtsheft - Informationen für Ausbildungsbetriebe
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Allgemeine Informationen zum Serviceportal Bildung
Das Digitale Berichtsheft ist die erste Komponente im Serviceportal Bildung der IHK-Organisation mit dem Ziel, für unsere Mitgliedsunternehmen und Kunden alle Standardprozesse der beruflichen Bildung serviceorientiert abzuwickeln.
Vorgehen bei erstmaliger Registrierung
Nachfolgend erhalten Sie einige grundlegende Informationen zu diesem Online-Portal und der erstmaligen Registrierung.
Vor der Administration des Digitalen Berichtsheftes in Ihrem Unternehmen empfehlen wir Ihnen, die Zuordnung der Personen zu den verschiedenen Nutzer-Rollen festzulegen. Um alle relevanten Funktionen der Ausbildungsstruktur abzudecken stehen im Digitalen Berichtsheft folgende Rollen zur Verfügung:
- Unternehmensadministrator
Aufgabe: Unternehmensregistrierung, Nutzer dem Unternehmen hinzufügen und freischalten, optionale Einstellung der Zuordnung von Berichtshefteinträgen zu den Berufsqualifikationen, Zuordnung der Ausbildungsstunden, Verwendung des Azubi-Planers, Nutzung des zweistufigen Freigabeprozesses vornehmen
- Ausbildungsadministrator
Aufgabe: Zuordnung der Auszubildenden zu ihren Ausbildern und Ausbildungsbeauftragten, Verwaltung von Ausbilder:innen und Ausbildungsbeauftragten
- Ausbilder/in
Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden
- Ausbildungsbeauftragte/r
Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden für einen festgelegten Ausbildungsabschnitt
- Auszubildende/r
Ausbildungsbeginner ab dem 1. Ausbildungsjahr und später
Aufgabe: Erstellung und Freigabe des Berichtsheftes, Gewährung des Zugriffs für IHK-Bildungsberater
Eine kurze Beschreibung erhalten Sie über das 360°-TutoriaL (youtube.com)
Weiteres Vorgehen
Die für Ihr Unternehmen zu administrierenden Personen müssen zunächst ein persönliches Benutzerkonto über meine.ihk.de anlegen.
Alternativ besteht für den Administrator auch die Möglichkeit einzelne Personen zu Ihrem Unternehmen in der jeweiligen Rolle einzuladen. Dazu ist die E-Mailadresse der Person erforderlich.
Schritt 1
Zunächst ist festzulegen, wer die Rolle des Unternehmensadministrators übernimmt. Dieser muss sich ebenfalls ein Nutzerkonto unter meine.ihk.de anlegen.
Ausführliche Informationen dazu erhalten Sie über das Nutzerhandbuch "meine IHK - Nutzerregistrierung" (PDF-Dokument) (Kapitel: Als Nutzer registrieren) und diesem Erklärvideo:
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Schritt 2
Wurde das persönliche Nutzerkonto erfolgreich angelegt, kann unmittelbar im nächsten Schritt Ihr Unternehmen unter meine.ihk.de registriert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie auch im Administrationshandbuch Unternehmenskonto "meine IHK - aus Sicht der Unternehmen" (PDF-Dokument) (Kapitel: Unternehmensregistrierung).
Hier müssen die korrekten Unternehmensdaten (gemäß Impressum) in einem Eingabeformular "Neues Unternehmen anlegen" erfasst werden. Wir empfehlen die Angabe der IHK-Identnummer (diese finden Sie auf vielen Schreiben der IHK wie z. B. Begrüßungs-/Beitragsschreiben). Bei größeren Unternehmen oder Filialbetrieben ist zu beachten, dass die IHK-Identnummer des Unternehmens verwendet wird, bei dem sowohl die Auszubildenden als auch die Ausbilder gemeldet sind.
Durch Absenden des Online-Formulars wird der Registrierungsantrag zur IHK zur Überprüfung der Unternehmensdaten übermittelt.
Nach Freigabe durch die IHK wird ein postalisches Anschreiben inklusive eines Aktivierungscodes an die Geschäftsleitung des Unternehmens übermittelt (Postlaufzeiten sind zu beachten).
Sobald das Schreiben vorliegt, ist die erneute Anmeldung über das persönliche Nutzerkonto unter meine.ihk.de erforderlich. Unter dem Menüpunkt "Unternehmen aktivieren" wird die Registrierung des Unternehmens abgeschlossen.
Initial ist der Nutzer, der die Unternehmensregistrierung vornimmt der Unternehmensadministrator.
Schritt 3
Der Unternehmensadministrator hat nun die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern die unterschiedlichen Rollen der Fachanwendung im Unternehmen hinzuzufügen.
Der genaue Ablauf dieser Funktion aber auch der Umgang mit Beitrittsanfragen von bereits über meine.ihk.de registrierten Nutzern zu Ihrem Unternehmen sind im Administrationshandbuch Unternehmenskonto "meine IHK - aus Sicht der Unternehmen" (PDF-Dokument) (Kapitel 4-6) ausführlich beschrieben.
Nach Administration der verschiedenen Nutzergruppen ist die Verwendung des Digitalen Berichtsheftes möglich.
Bitte beachten Sie, dass für die beiden Benutzerrollen Ausbilder und Auszubildender bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung die IHK-Identnummer der Person erforderlich ist. Diese finden Sie auf der Eintragungsbestätigung. Bei Fragen unterstützt Sie unser KundenService gerne.
Nach abgeschlossener Konfiguration durch den Unternehmensadministrator kann die Anwendung "Digitales Berichtsheft" genutzt werden.
Login zum digitalen Berichtsheft (BILDUNG.IHK.DE)
Onboarding-Video
Mit dem Onboarding-Podcast-Video werden Sie mit der Nutzung und den wichtigsten Funktionen des Digitalen Berichtshefts vertraut gemacht. Zudem werden dort häufige Nutzerfragen beantwortet und in die Bedienung der Rechteverwaltung auf meine.ihk.de (Kapitel 7, ab 44:44) eingeführt. Über „Mehr ansehen“ können Sie eine Auswahl der für Sie interessanten Kapitel vornehmen.
Hilfe Center
Über das Hilfe Center haben Sie die Möglichkeit, direkte Hilfe vom Support-Team bei Fragen oder technischen Problemen anzufordern. Zudem stehen Ihnen dort alle Informationsmaterialien auf einen Blick zur Verfügung. FAQ´s zu verschiedenen Themengebieten und den unterschiedlichen Benutzerrollen unterstützen Sie beim Onboarding-Prozess und der täglichen Nutzung des Digitalen Berichtsheftes Ihrer IHK.
