Umzugs-Checkliste für Unternehmer

Für Unternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind, ergeben sich zusätzliche Anmeldepflichten beim Handelsregister, die den Sitz und die inländische Geschäftsanschrift eines Unternehmens betreffen. Dabei sind abhängig von der jeweiligen Rechtsform Besonderheiten zu beachten:

Bei eingetragenen Kaufleuten (e.K.) und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) ist immer die aktuelle Hauptniederlassung (beim e.K.) bzw. der Gesellschaftssitz (bei Personenhandelsgesellschaften) im Handelsregister einzutragen. Dies ist jeweils der Ort, von dem aus die Geschäfte des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft geleitet werden. Dieser Ort und die im Handelsregister ebenfalls einzutragende, konkrete inländische Geschäftsanschrift können bei Personenhandelsgesellschaften nicht auseinanderfallen. Das heißt, dass eine Verlegung der Geschäftsanschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisherigen Registergerichts zugleich die Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Gesellschaftssitzes bedeutet.

Die Änderung der Geschäftsanschrift ist notariell zu beglaubigen und wird vom Notariat in elektronischer Form an das bisher zuständige Registergericht übermittelt. Verbleibt die Geschäftsanschrift im bisherigen Registerbezirk wird sie in diesem Handelsregister eingetragen. Wird die Anschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisher zuständigen Registergerichts verlegt, leitet das bisher zuständige Registergericht die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht der neuen Hauptniederlassung bzw. des neuen Sitzes weiter. Dieses Handelsregistergericht überprüft sodann unter Zuhilfenahme der örtlichen IHK, ob das Unternehmen die Hauptniederlassung bzw. den Sitz tatsächlich an den angegebenen Ort verlegt hat. Kann dies positiv festgestellt werden, wird das Unternehmen im Handelsregister am neuen Ort eingetragen. Die Anmeldung der Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Gesellschaftssitzes zum Handelsregister ist daher immer erst vorzunehmen, nachdem die Verlegung tatsächlich stattgefunden hat.

Bei Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG)können der Sitz und die inländische Geschäftsanschrift voneinander abweichen. Eine inländische Geschäftsanschrift ist auch hier zwingend im Handelsregister einzutragen. Unter dieser Anschrift müssen der Gesellschaft gegenüber Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden können. Die Anschrift muss nicht zwingend an dem Ort sein, an dem sich die Hauptniederlassung befindet oder ein Teil des Unternehmens betrieben wird, sofern die genannten Zustellungsvoraussetzungen gewahrt sind. Eine Änderung der Geschäftsanschrift ist notariell zu beglaubigen und wird vom Notariat in elektronischer Form an das Handelsregister zur Eintragung übermittelt.

Zusätzlich zur konkreten inländischen Geschäftsanschrift ist der Ort des Gesellschaftssitzes durch gesellschaftsvertragliche Vereinbarung festzulegen. Der Sitz hat vor allem gesellschaftsrechtliche Relevanz (z. B. für die Zuständigkeit des Registergerichts). Er kann nur durch Änderung der gesellschaftsvertraglichen Regelung auf der Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses verlegt werden. Die Sitzverlegung ist in notarieller Form beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Das Gericht leitet die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht des neuen Sitzes weiter. Die Sitzverlegung wird erst mit ihrer Eintragung im neuen Handelsregister rechtswirksam.

Unabhängig von der konkreten Rechtsform ist bei einem Umzug eines Gesellschafters oder Geschäftsführers an einen anderen Wohnort die Änderung des Wohnorts in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden. Dies gilt nicht bei der bloßen Adressänderung am gleichen Wohnort.

Nichtanmeldung der geänderten Geschäftsanschrift kann mit Zwangsgeldern von bis zu 5.000 Euro durch das Registergericht geahndet werden (§ 14 HGB).

Bei einem Umzug muss dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt umgehend die neue Betriebsanschrift mitgeteilt werden. Das bisher zuständige Finanzamt gibt die Steuerakten von Amts wegen an das nun zuständige Finanzamt ab. Hierbei kommt es aufgrund des Zuständigkeitswechsels zur Änderung der Steuernummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen bestehen.

Den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge ist die neue Betriebsanschrift ebenfalls mitzuteilen.

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte ist auch der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft ein Umzug zu melden und die neue Adresse mitzuteilen. Falls Sie nicht wissen, welche Berufsgenossenschaften für Ihren Betrieb zuständig ist, wenden Sie sich bitte an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung, Landesverband Südost, Am Knie 8
81241 München Tel.: +49 30 13001-5800, lv-suedost@dguv.de www.dguv.de.

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die IHK über die Änderung der Geschäftsanschrift bzw. über die Sitzverlegung. Gleichwohl empfiehlt es sich, geänderte Adressdaten der IHK mitzuteilen (Adress- und Firmendaten). Sofern durch den Wegzug aus der Metropolregion eine Betriebsstätte in einem anderen IHK-Bezirk begründet wird, entsteht kraft Gesetzes eine Zugehörigkeit zu der örtlich zuständigen IHK.

Auch dem Steuerberater und Anwalt sollte die neue Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.

Arbeitgeber sind nach § 5 Abs. 5 DEÜV verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen. Des Weiteren sollte bei einem Umzug die Bundesagentur für Arbeit informiert werden, wenn eine entspreche Zusammenarbeit stattfindet (z.B. bei Vermittlungen, Kurzarbeitergeld etc.).

Hausbank und Versicherungen sind ebenfalls frühzeitig über den Umzug bzw. die neue Geschäftsanschrift zu informieren.

Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen sind ebenfalls anzupassen. Die genaue Geschäftsanschrift gehört zwar nicht zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Wurde sie aber – wie meistens in der Praxis – auf dem Geschäftspapier angegeben, muss auch hier die Geschäftsanschrift geändert werden. Bei einer Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Sitzes in einen anderen Handelsregisterbezirk sind zusätzlich der Ort des neuen Sitzes, das neue Registergericht und die neue Handelsregisternummer in den Geschäftsbriefen anzugeben. Ausführliche Informationen zu den Geschäftsbriefangaben enthält das Merkblatt "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen".

Gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 TMG ist das Impressum hinsichtlich der geänderten Anschrift zu aktualisieren.

Auch beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die neue Betriebsstätte oder die Aufgabe einer alten Betriebsstätte unverzüglich angezeigt werden (§§ 6 ff. Rundfunkbeitragsstaatsvertrag).

Gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 FZV sind u.a. Änderungen der Anschrift eines Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Dementsprechend sind diese Änderungen auch bei Fahrzeugen, die auf ein Unternehmen zugelassen wurden, der Zulassungsbehörde mitzuteilen. Die Ummeldung erfolgt beim Umzug in einen neuen Zulassungsbezirk bei der Zulassungsbehörde in diesem Bezirk, andernfalls bei der örtlichen Zulassungsbehörde. Die Kosten richten sich nach der jeweiligen Gebührnordnung.