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Aktuelle Information - März 2021

Cloud-TSE: neuer Anbieter – aktualisierte Version der „Praxishilfe für Unternehmen“

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat nunmehr eine weitere Cloud-basierte TSE-Lösung (Fa. Swissbit) zertifiziert. Mit Blick auf ggf. erforderliche Antragstellungen gem. § 148 AO haben wir unsere Praxishilfe entsprechend überarbeitet. Unternehmen sollten dringend mit ihrem Cloud-TSE-/Kassenhersteller Kontakt aufnehmen und ggf. eine Antragstellung gem. § 148 AO mit ihrem Steuerberater abklären!
 
Unternehmen, die - anstelle einer Hardware-TSE - eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer elektronischen Kassen(systeme) verwenden möchten, können nunmehr auf drei Cloud-TSE-Lösungen zurückgreifen (Deutsche Fiskal/D-Trust und Swissbit). Zwei weitere Anbieter befinden sich noch im Zertifizierungsverfahren (A-Trust und fiskaly).
 
Wichtiger Hinweis:
 
Es ist erforderlich, dass die zertifizierte Cloud-TSE in einer besonders geschützten „Anwenderumgebung“ betrieben wird. Wie diese konkret ausgestaltet sein muss, sollten Unternehmen dringend mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller abklären. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob zum Betrieb dieser Cloud-TSE noch weitergehende Maßnahmen im Unternehmen selbst (z.B. Aufrüstung der Kassenhardware mit TPM 2.0-Modulen) erforderlich sind.
 
Sollten Unternehmen nicht in der Lage sein, bis Ablauf der von den Landesfinanzverwaltungen (Ausnahme: Bremen) gesetzten Nichtbeanstandungsfrist 31. März 2021
 
- eine zertifizierte Cloud-TSE zu implementieren und
- die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Anwenderumgebung umzusetzen,
 
sollte dringend mit dem steuerlichen Berater über eine Antragstellung nach § 148 AO beraten werden.
 
Hierzu haben wir eine „Praxishilfe für Unternehmen“ mit weiteren Erläuterungen und konkreten Hinweisen in der Version 2.0 (März 2021) bereit gestellt.

Aktuelle Information - März 2021

TSE-Pflicht: Beantragung einer Fristverlängerung nach § 148 AO

Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. „Anwenderumgebung“ zu Verzögerungen gekommen. Es ist zu befürchten, dass bis Ablauf der Nichtbeanstandungsfristen der Bundesländer zum 31. März 2021 (Ausnahme: Bremen) keine zertifizierten Cloud-TSE-Lösungen zur Verfügung stehen werden.

Hintergrund
 
Nach Maßgabe des sog. Kassengesetzes sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Registrierkassen(systeme) ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Da es jedoch bei der Erarbeitung der entsprechenden technischen Sicherheitsstandards (technische Richtlinien) durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zu Verzögerungen kam und entsprechende Sicherheitsmodule nicht rechtzeitig am Markt verfügbar waren, hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 getroffen.
 
Die Hersteller von Hardware-basierten TSE-Modulen konnten seit Frühjahr 2020 ihre Produkte auf den Markt bringen, so dass eine flächendeckende Marktabdeckung mit Hardware-basierten TSE-Modulen bis zum Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung sichergestellt wurde.

Da zu diesem Zeitpunkt jedoch noch keine zertifizierten Cloud-TSE-Lösungen verfügbar waren, hatten die Finanzverwaltungen der Bundesländer (Ausnahme: Bremen) eine Fristverlängerung für beabsichtigte Cloud-TSE-Aufrüstungen bis zum 31. März 2021 per Allgemeinverfügungen bewilligt.

In den noch laufenden Zertifizierungsverfahren hatte das BSI jedoch weitergehende Anforderungen an die sog. „Anwenderumgebung“ gestellt. Nach Auffassung des BSI sei es zusätzlich erforderlich, nicht nur die Cloud-TSE selbst, sondern auch die Anwenderumgebung (d.h. das Kassensystem des Unternehmens) vor Manipulationen zu schützen. Dies könne durch Implementierung eines Trusted Platform Modul 2.0 (TPM) in das Kassensystem oder aber durch eine Software-Lösung erfolgen. Diese setzt jedoch eine invasive Neukonfiguration der bestehenden und im (Re)Zertifizierungsprozess befindlichen Cloud-TSE-Lösungen der Hersteller voraus, welche voraussichtlich nicht bis zum Ablauf der länderspezifischen Fristverlängerungen (31. März 2021) umgesetzt werden kann.

Leitfaden für Unternehmen zur Beantragung einer Fristverlängerung nach § 148 AO

Nun hat der DIHK gemeinsam mit anderen Verbänden eine„Praxishilfe für Unternehmen“  (8 Seiten)mit weiteren Erläuterungen und Musterformulierungen erarbeitet, die Unternehmen zur Beantragung einer Fristverlängerung beim Einsatz einer Cloud-TSE gegenüber dem Finanzamt verwenden können.

Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend Kontakt mit ihrem Kassen-/Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären.
 
Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen.
Da jedoch eine Fristverlängerung eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des Steuerberaters zu empfehlen.
Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller abklären und ggf. Rücktrittsklauseln, Schadensersatz-/Ausfallzahlungen etc. prüfen.
Zugleich sollte ebenfalls ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) am 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.

Aktuelle Information - Juli 2020

Einsatz der IHK-Organisation hat sich gelohnt: Bayern, Nordrhein-Westfalen, Hessen und Hamburg beschließen pragmatische und unbürokratische Lösung bei Kassensystemen

Die Finanzminister aus Bayern, Nordrhein-Westfalen, Hessen und Hamburg haben am 10. Juli 2020 gemeinsam per Erlass beschlossen, Unternehmen, Händlern und Gastwirten in ihren Ländern in den kommenden Monaten bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit zu geben. Das Bundesfinanzministerium (BMF) verlangt, dass Firmen bis Ende September manipulationssichere technische Sicherheitssysteme (TSE) in ihre Registrierkassen einbauen. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen.

Nachdem eine einheitliche Einigung auf Bundesebene nicht möglich war, habe die Ministerien aus Bayern, Nordrhein-Westfalen, Hessen und Hamburg den zeitlichen Aufschub am heutigen Tag mit eigenen Erlassen möglich gemacht. Danach werden die Finanzverwaltungen der vier Länder Kassensysteme bis zum 31. März 2021 auch weiterhin nicht beanstanden, wenn

  • die TSE bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt (und in einigen Ländern gilt zusätzlich: den Einbau verbindlich in Auftrag gegeben hat) oder
  • der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.

Aktuelle Information - Oktober 2019

Fiskus verlängert Frist bei Umstellung von elektronischen Registrierkassen

Bund und Länder haben sich darauf geeinigt, Händlern und Gastronomen bei der Umstellung von bundesweit rund 2,1 Millionen elektronischer Registrierkassen eine längere Frist einzuräumen.

Nach dem so genannten „Kassengesetz“ (offiziell: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) müssen ab 1. Januar 2020 alle Registrierkassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE) vor Manipulationen geschützt werden. Die Pflicht trifft grundsätzlich alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Kasse registrieren. Allerdings sind die verlangten technischen Sicherheitsvorkehrungen noch nicht flächendeckend verfügbar, was große Unsicherheit ausgelöst hatte.

Die Finanzverwaltung hat sich nun auf Bund-Länder-Ebene auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung (auch „Nichtaufgriffsregelung“ genannt) bis 30. September 2020 verständigt. Dafür hatten sich der DIHK bei den Entscheidern in Berlin und die IHKs auf der Ebene der Länder-Finanzminister stark gemacht. DIHK-Hauptgeschäftsführer Martin Wansleben hat die Entscheidung auf Anfrage der Deutschen Presse-Agentur so kommentiert: "Es ist richtig und sinnvoll, den Unternehmen mehr Zeit zu geben, um ihre elektronischen Kassensysteme auf die neuen Sicherheitsstandards umzustellen. Denn die verlangten Sicherheitseinrichtungen sind auf dem Markt derzeit noch gar nicht erhältlich. Die Übergangsfrist gibt Unternehmen jetzt die erforderliche Zeit, um die – hoffentlich bald entwickelten – Sicherheitslösungen passgenau in ihre Kassensysteme zu integrieren. Denn sichere Kassensysteme sind auch den Unternehmen selbst ein wichtiges Anliegen. Bundesweit sind mehr als zwei Millionen elektronische Registrierkassen betroffen. Aus unserer Sicht ist es ein positives Signal, dass die Argumente gerade aus der IHK-Organisation die Finanzverwaltung haben überzeugen können, ein praxistaugliches Verfahren auf den Weg zu bringen.“

 

 

Am letzten Sitzungstag im Jahr 2016 hat der Bundesrat dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in der Beschlussfassung des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages zugestimmt (siehe dazu www.bundesrat.de).

Unabhängig hiervon gilt die Kassenrichtlinie aus dem Jahr 2010. Von dieser Kassenrichtlinie hatte es bis 31. Dezember 2016 eine Übergangsfrist aufgrund des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl I S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gegeben. Nach deren Auslaufen müssen ab 1. Januar 2017 Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 AO, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung).

Das Wichtigste auf einen Blick:

  1. Weiterhin keine Pflicht zur Anschaffung einer Registrierkasse
    Der Unternehmer kann sich entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wie im IHK-Infoblatt beschrieben, bestehen aber auch in diesem Fall diverse andere Pflichten:

    Jeder Unternehmer, der buchführungs- und bilanzierungspflichtig ist (z.B. GmbHs oder Einzelunternehmer mit einem Jahresgewinn von mehr als 60 000 Euro), muss Bücher und Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und- ausgaben umfassen. Das geschieht in einem Kassenbuch.

    Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gemäß § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung und bei offener Ladenkasse ein Kassenbericht, der die sog Kassensturzfähigkeit sicherstellt. Führt der Unternehmer auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses den gesetzlichen Anforderungen genügen.

    Letztendlich führt dies dazu, dass die offene Ladenkasse zwar möglich ist, aber nicht von Aufzeichnungspflichten entbindet.
  2. Einzelaufzeichnungspflicht, wenn eine Registrierkasse eingesetzt wird
    Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung; die Ausnahme greift nicht bei Nutzung elektronischer Kassen (§ 146 Abs. 1 Sätze 2 und 3 AO-neu).
  3. Aufbewahrungspflicht, wenn eine Registrierkasse eingesetzt wird
    Wie einleitend erwähnt, müssen ab dem 1. Januar 2017 Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 Abgabenordnung, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung). Das heißt, die Daten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (entweder intern oder mit Speichererweiterung extern) und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummenbons (sog. Z-Bons) auf Papier ist dann nicht mehr ausreichend. Neu ist ferner, dass ein Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet werden muss.
  4. Ab 1. Januar 2020: Meldepflicht des Steuerpflichtigen bezüglich der Nutzung elektronischer Kassensysteme (§ 146a Abs. 4 AO-neu)
    Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
  5. Ab 1. Januar 2020: Belegausgabepflicht, wenn eine elektronische Kasse genutzt wird (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO-neu)
    Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht unter den Voraussetzungen des § 148 Abgabenordnung die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

  6. Ab 1. Januar 2020: Zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme verpflichtend – Konkretisierung folgt, Übergangsfrist für Registrierkassen vorgesehen
    Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

    - Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

    - Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

    - Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

    Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die im Einvernehmen zwischen dem BMF, dem BMI und dem BMWi erstellt wird  und der Zustimmung des Deutschen Bundestages und des Bundesrats bedarf. Diese Rechtsverordnung soll im Jahr 2017 erarbeitet werden.

    Vorgesehen ist ferner eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022 (§ 30 Abs. 3 EGAO-neu) für Registrierkassen, die lediglich der "Kassenrichtlinie" (BMF-Schreiben vom 26. November 2010) entsprechen und nicht umrüstbar sind, wenn diese vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden/werden.
 
 
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