IHK-Notfall-Handbuch für Unternehmen

Sind Sie mit Ihrem Unternehmen im Notfall gewappnet? Wer kann Sie bei einem plötzlichen Ausfall vertreten? Wo sind wichtige Informationen und Unterlagen im Falle einer unvorhergesehenen Nachfolge zu finden und wer hat darauf Zugriff?

Hängt ein Unternehmen stark von der Leistungsfähigkeit des Chefs oder einzelner Personen ab, kann der führungslose Betrieb in eine existenzielle Schieflage geraten. Wichtige Informationen sind nicht auffindbar und Verantwortlichkeiten sowie Entscheidungsbefugnisse sind unklar. Bereits kurze Ausfälle können das Unternehmen stark gefährden.

Knapp zwei Drittel der mittelfränkischen Unternehmen haben bisher keine Vorkehrungen getroffen. Da niemand vor Unfall, schwerer Krankheit oder gar dem Tod gefeit ist, sollte jeder Unternehmer frühzeitig Vorkehrungen treffen, um das Unternehmen abzusichern.

Nach dem Motto "Vorsorge ist besser als Nachsorge" haben wir mit Hilfe von Checklisten, Merkblättern und Formularen für Sie das "IHK-Notfall-Handbuch für Unternehmen" zur Fortführung des Betriebs im Notfall zusammengestellt sowie die "Notfallplanung für Unternehmen in Corona-Zeiten". Hier finden Sie bereits eine Auswahl von wichtigen Unterlagen, die beigelegt werden sollten:

• Stellvertretungs-Regelungen und unternehmerische Generalvollmacht
• Kostenvollmachten, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügung
• Passwörter, Codes, PINs für Computer und Online-Banking
• Testament sowie privates Testament und Ehevertrag
• Kontaktdaten der Familienmitglieder sowie wichtiger Lieferanten, Kunden, Kredit-Sachbearbeiter und sonstigen Ansprechpartnern
• Notfall-Anweisungen für elementare Projekte
• Übersicht über Fundstellen von wichtigen Verträgen, Unterlagen, Schlüsseln, Patenten, Schutzrechten etc.
• Jahresabschlüsse
• Altersvorsorge- und Versicherungsunterlagen
• Kopie des Stammbuchs

Das „Packen" des Notfall-Koffers bietet zudem eine gute Gelegenheit, über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens nachzudenken. Mit der Notfallplanung ist bereits das Fundament für die Nachfolgeplanung im Unternehmen gelegt. Die Hausbank betrachtet einen Notfallplan als vorteilhaft im Hinblick auf das Rating, um die Bonität bei Kreditanfragen besser einschätzen zu können. Wurden Lösungen für ein eventuelles Ausfallen der Geschäftsführung bereits erarbeitet, kann das Ausfallrisiko für die Bank minimiert werden, was sich wiederum positiv auf die Konditionen auswirken kann.

Da sich das Unternehmen stetig weiter entwickelt, sollte das Notfall-Handbuch auch in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr oder bei konkreten Anlässen – überprüft und aktualisiert werden.