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Bescheinigungen Außenwirtschaft

Geschäftsvisa

 

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Ingrid Dipold

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Miroslava Mikolas

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Ulrich Wohlrab

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Die Visumpflicht soll verhindern, dass Personen in den Ausstellerstaat einreisen, die die hierfür festgelegten Voraussetzungen nicht erfüllen. Dazu wird die Zulässigkeit des Grenzübertritts vorab geprüft.

Insbesondere bei Reisen aus beruflichen Gründen (Unterzeichnung von Verträgen, finanziellen Transaktionen, Messeteilnahme, Montage) wird in vielen Ländern ein "Geschäftsvisum" (Business Visa) benötigt.

Zu beantragen ist das Visum in der Regel bei den Visastellen der Botschaften und Konsulate. Die Einzelheiten variieren entsprechend dem Recht des betroffenen Ausstellerstaates. Über das Internet stellen zahlreiche Botschaften bisweilen recht detaillierte Informationen zu den jeweiligen Visabestimmungen zur Verfügung. Der erste Schritt in Sachen Visafragen sollte daher immer zunächst auf die Internetseite der betreffenden Botschaft führen.

Das Geschäftsvisum und Informationen hierzu können auch beim Exportschalter der IHK-Geschäftsstelle Erlangen oder beim Exportschalter der IHK-Geschäftsstelle Fürth erhalten werden. 

 

 

Einladung ausländischer Geschäftspartner

Wenn ein Geschäftspartner aus dem Ausland nach Deutschland eingeladen wird, verlangen die deutschen Botschaften vor der Erteilung eines Visums oft die Vorlage einer offiziellen Einladung. Beim Verfassen solcher Einladungsschreiben sollten die gastgebenden Unternehmen grundsätzlich einige formale Regeln beachten, damit es bei der Visaerteilung nicht zu Verzögerungen oder Problemen kommt.

Auf diesem Einladungsschreiben bestätigt die IHK die Kammermitgliedschaft. Dies ist für die Deutsche Botschaft der Nachweis dafür, dass die Firma, die sich unter Umständen zur Übernahme von Kosten verpflichtet hat, wirklich existiert.

Die Informationen auf diese Seite gelten nur für Geschäftsvisa. Für private Besuche sind allein die Ausländerämter zuständig, auch wenn es sich um den privaten Besuch eines Geschäftspartners handelt. In diesem Fall gibt es keine Mitwirkung der IHK.

Die Konsularabteilungen vieler deutscher Botschaften im Ausland haben umfangreiche Visamerkblätter auf ihren jeweiligen Internetseiten eingestellt. Wir empfehlen; die dort genannten Visa-Voraussetzungen genau zu erfüllen.

Folgendes ist bei diesem Dokument zu beachten:

  • Einladungsschreiben auf Firmenbriefbogen (mit genauer Firmierung und Anschrift)
  • Adressierung der Einladung an die Deutsche Botschaft / an das Generalkonsulat (je nach Zuständigkeit) in dem Land, aus dem der Geschäftsbesuch kommt
  • Betreff „Visaerteilung“
  • Name des Unternehmens im Partnerland verbunden mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner der deutschen Firma handelt; auch detaillierte Angabe des Besuchsgrundes
  • Name des Mitarbeiters dieser Firma, für die das Visum ausgestellt werden soll (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Ausweisnummer)
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise (eventuell längerer Zeitraum mit mehrmaliger Ein- und Ausreise: Ob möglich, hängt von der Zustimmung der Deutschen Botschaft ab).
  • Es muss definitiv festgeschrieben werden, wer für die Kosten des Aufenthaltes inklusive Krankenversicherung aufkommt:
    - Entweder die einladende Firma übernimmt diese Kosten, dann muss im Einladungsschreiben ausdrücklich erwähnt werden, dass die Firma die Kosten nach §§66-68 Aufenthaltsgesetz sowie die Kosten für die notwendige Krankenversicherung, gültig für die Bundesrepublik Deutschland und die Schengenstaaten, übernimmt.
    - Alternativ kann die Firma auch vermerken, dass die eingeladene Person selbst für die Kosten und die Krankenversicherung aufkommt. Diese Angaben werden von der Deutschen Botschaft / Generalkonsulat (je nach Zuständigkeit) überprüft.
    - Es ist auch möglich, einen Teil der Kosten zu übernehmen, beispielsweise die Aufenthaltskosten, während die Krankenversicherung vom Eingeladenen abgeschlossen worden ist
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers.
  • Die Konsularabteilungen vieler deutscher Botschaften im Ausland haben umfangreiche Visamerkblätter auf ihren jeweiligen Internetseiten eingestellt. Wir empfehlen, die dort genannten Visa-Vorgaben genau zu erfüllen.

Geschäftspartner aus Mittel- und Osteuropa

Deutsche Unternehmen klagen immer wieder über Schwierigkeiten beim Visumverfahren für eingeladene Geschäftspartner aus Mittel- und Osteuropa. Um Probleme zu vermeiden, sollten deshalb bei diesen Einladungen besondere Maßnahmen beachtet werden.

Das Auswärtige Amt hat zu dieser Thematik ein Merkblatt mit aktualisierten Empfehlungen herausgegeben. Bei weiteren Fragen können Sie sich direkt an das Referat 509 (Visumrecht Einzelfälle) im Auswärtigen Amt wenden. E-Mail: 509r1@diplo.de.

Folgendes ist bei der Einladung von Geschäftspartnern auf Mittel- und Osteuropa besonders zu beachten:

  • Deutsche Unternehmen sollten eingeladenen Geschäftskunden eindeutige Informationen und entsprechende Dokumente für Ihren Visa-Antrag geben (Reisezweck, Reiseziel, Reisedauer, Geschäftsbeziehung, gegebenenfalls Arbeitsverhältnis).
  • Sie sollten auf frühzeitige Antragstellung mit vollständigen Unterlagen hinwirken.
  • Das Einladungsschreiben sollte konkrete Informationen über geschäftlichen Reisezweck, Reiseziel, Geschäftstätigkeit beider Partner und Finanzierung der Reise enthalten und zusammen mit dem Visa-Antrag eingereicht werden.
  • Im Einladungsschreiben sollten auskunftsfähige Ansprechpartner für Rückfragen der Visa-Stelle genannt sein (Name, Telefonnummer, E-Mail).
  • Bei langfristigen Aufenthalten über drei Monaten sollten deutsche Unternehmen auch selbst Kontakt mit der Ausländerbehörde und gegebenenfalls der örtlichen Bundesagentur für Arbeit aufnehmen.
  • Die Unternehmen sollten regelmäßigen Kontakt mit dem Wirtschaftsreferat der Auslandsvertretung haben (nicht erst wenn "es brennt").
  • Bei Problemen sollte zuerst eine Lösung mit der Visa-Stelle oder dem Wirtschaftsreferat der Auslandsvertretung vor Ort angestrebt werden.

(Quelle: Ost-Ausschuss-Informationen – Ausgabe 7+8/2009)

 

Entsendung eigener Mitarbeiter ins Ausland

Wenn deutsche Firmen Mitarbeiter ins Ausland senden, verlangen die ausländischen Botschaften in Deutschland – sofern eine Visumspflicht besteht – häufig ein von der zuständigen Industrie- und Handelskammer bescheinigtes Entsendungsschreiben. Darin muss die Firma zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen.

Die Kammer bestätigt auf solchen Schreiben die Kammermitgliedschaft des Unternehmens. So kann sicher gestellt werden, dass die Firma, die laut Entsendungsschreiben die Kosten übernimmt, auch tatsächlich existiert.

Folgendes ist bei diesem Dokument zu beachten:

  1. Schreiben auf Firmenbriefbogen (mit genauer Firmierung und vor allem Anschrift)
  2. Adressierung an die Botschaft des Ziellandes in der Bundesrepublik Deutschland
  3. Betreff:  "Visaerteilung"
  4. Name des Unternehmens im Zielland, verbunden mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner handelt. Der (geschäftliche) Grund für die Reise muss detailliert dargestellt werden
  5. Name des Mitarbeiters, der ins Ausland reisen soll  (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Ausweis bzw. Passnummer)
  6. Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  7. Übernahme der Kosten durch deutsche Firma (separate Erwähnung der Krankenversicherung) sollte ebenso aufgeführt werden wie eine Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters nach der Reise (deutet ebenso wie die alternative Erwähnung, dass der Mitarbeiter im Besitz eines Rückflugtickets ist, darauf hin, dass der Mitarbeiter das Zielland wieder verlassen wird)
  8. Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
  9. Auf den Webseiten vieler ausländischer Botschaften und Generalkonsulate werden teilweise weitere individuelle Anforderungen an solche Einladungsschreiben gelistet. Auch diese sollten genauestens beachtet werden.

183-Tage-Regelung beachten

Im Rahmen der 183-Tage-Regelung werden im Doppelbesteuerungsabkommen die Einkünfte im Ansässigkeitsstaat und nicht im Tätigkeitsstaat besteuert, wenn alle drei folgenden Voraussetzungen zutreffen:

  • Der Arbeitnehmer hält sich im Tätigkeitsstaat insgesamt nicht länger als 183 Tage auf.
  • Die Vergütung wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist.
  • Die Vergütung erfolgt nicht von einer Betriebsstätte, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat.

Vorsicht ist bei der Berechnung hinsichtlich des Zeitraums geboten. Das Doppelbesteuerungsabkommen des jeweiligen Landes mit Deutschland bezieht sich darauf, ob das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder ein Zeitjahr (12 Monate) gelten. Zu klären ist auch, welche Aufenthalte hierzu gezählt werden (Aufenthalt an Feiertagen, Wochenenden usw. oder tatsächlichen Tätigkeitstagen).

Auch der Begriff der "Betriebsstätte" wird unterschiedlich definiert. So kann je nach Land eine Baustelle bereits ab einem Zeitraum von sechs oder neun Monaten und nicht, wie meist üblich, ab zwölf Monaten zu einer Betriebsstätte führen.

Quelle: www.international.bihk.de

 
 
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