Unternehmen müssen ihre Bewerbungsprozesse neu denken, um im Wettbewerb um Fachkräfte mithalten zu können.
Auf der Suche nach passenden Fachkräften haben es Unternehmen nicht leicht: Fachkräftemangel, Globalisierung, hohe Erwartungen der Bewerber und eine große Auswahl an Stellenbörsen – die Liste ließe sich sicher fortführen. Die Voraussetzungen der Mitarbeitergewinnung ändern sich grundlegend. So dreht sich der Arbeitsmarkt weg von einem Arbeitgeber- hin zu einem Arbeitnehmermarkt. Aktuellen Berechnungen des Statistischen Bundesamts zufolge gab es 2019 noch ein Arbeitskräfteangebot von etwa 42 Mio. Personen im Erwerbsalter, also Personen zwischen 20 und 66 Jahren. Dieses wird sich bis 2030 auf etwa 38 Mio. verringern. Fachkräfte leben also in einem demografisch begünstigten Arbeitnehmermarkt. Das zeigt sich deutlich in der Anzahl der tatsächlich aktiv nach Jobs suchenden Kandidaten, die laut der Studie „Linkedin Talent Trends“ bei etwa 20 Prozent liegt. Das bedeutet, dass die restlichen 80 Prozent den Stellenmarkt, wenn überhaupt, passiv beobachten. Sie sind zwar offen für interessante Jobangebote, jedoch nicht aktiv auf der Suche und demnach über klassische Stellenanzeigen auf Jobbörsen nicht zu erreichen.
Zudem ist bei den Jobsuchenden ein Wertewandel festzustellen. Lag der Fokus früher häufig auf der Erwerbsarbeit, so stellt die Generation Y heute neue Anforderungen an die Arbeitswelt. Mitsprache bei den Arbeitsbedingungen, Flexibilität und ein gutes Arbeitsklima sind im Trend. Kurzum: Die Erwartungshaltung an den eignen Job und das Führungskräfteverhalten steigt. Außerdem boomen Online-Plattformen, auf denen Mitarbeiter ihren Arbeitgeber bewerten können, und bieten Interessierten damit mehr Transparenz: Gemäß einer repräsentativen Studie von Bitkom Research werden mehr als acht von zehn Wechselwilligen durch die Berichte und Noten in ihrer Bewerbungsentscheidung beeinflusst. Etwa die Hälfte der Befragten wird dabei in der Entscheidung für ein Unternehmen bestärkt, während die andere sich dagegen entscheidet.
Überraschend sind diese Trends kaum: Spätestens seit dem letzten Jahr sind die Digitalisierung und der Wandel des gewohnten Arbeitsumfeldes in den Vordergrund gerückt. Doch welche Auswirkungen hat das auf die Jobsuche? Erstens verändert es die Art, wie Menschen nach ihrem potenziellen neuen Job suchen. Mittlerweile starten z. B. mehr als 80 Prozent aller Jobsuchen bei Google, wie eine Employer-Branding-Studie des Marktforschungsinstituts Marketagent herausfand. Zweitens sind Menschen heutzutage ständig und überall online. Die Jobsuche lässt sich also auch unterwegs erledigen. Mit dem Smartphone einen neuen Arbeitsplatz zu suchen, ist heute ganz normal: So recherchieren bereits mehr als 75 Prozent aller Jobsuchenden auf diese Weise nach passenden Stellen, so das Ergebnis einer Mobile-Recruiting-Studie des Portals „meinestadt.de“ und der Hochschule RheinMain. Drittens passen sich auch die Arbeitgeber den veränderten Rahmenbedingungen an und agieren zunehmend digital: Algorithmen können die Personalauswahl erheblich erleichtern und bei einer großen Datenmenge an Zeugnissen, Lebensläufen und Anschreiben ungeeignete Bewerbungen direkt herausfiltern. Dennoch verläuft die Personalauswahl in vielen Betrieben immer noch analog und bürokratisch. Dadurch sind die Bewerbungsverfahren oft langwierig und potenzielle Fachkräfte entscheiden sich deshalb für andere, modernere Arbeitgeber.
Was Arbeitgeber konkret tun können
Es ist also höchste Zeit, im Recruiting neue Wege zu gehen: Wer derzeit auf Jobsuche ist, kann aus vielfältigen Stellenangeboten wählen und gleichzeitig hohe Ansprüche an den Arbeitgeber stellen. Sich finden zu lassen, statt sich zu bewerben – so lautet für viele Berufsgruppen bereits die Devise. Und wer sich bewirbt, will es so einfach und unkompliziert wie möglich haben. Deshalb sollte die Karriereseite nicht nur ansprechend, sondern auch für die Darstellung auf Smartphones optimiert sein. Die darauf befindlichen Jobausschreibungen hat die Personalabteilung im besten Fall vorab innerhalb weniger Minuten erstellt und anschließend auf gewünschten Stellenbörsen automatisch eingespielt. Zudem lässt sich Google als kostenloser Kanal bei der Suche nach neuen Mitarbeitern nutzen: Google durchforstet seit 2019 bekannte Stellenportale, Jobplattformen und Websites, extrahiert relevante Informationen und zeigt sie anschließend in den Suchergebnissen an. Dieser Service ist auch als „Google for Jobs“ bekannt. Um über Suchmaschinen gefunden zu werden, ist eine entsprechend optimierte Gestaltung der Stellenanzeigen unverzichtbar.
Eine weitere Möglichkeit, den Bewerbungsprozess einfacher zu gestalten, sind sogenannte „One-Click-Bewerbungen“. Dabei können Interessenten unkompliziert mit einem Klick ihren Lebenslauf hochladen oder sich wahlweise mit ihrem Xing- oder Linkedin-Profil bewerben, während gleichzeitig auf ein Anschreiben verzichtet wird. Nicht zu vergessen ist in jedem Fall, die eigenen Unternehmensbewertungen auf Kununu, Google & Co. aktiv zu managen. Sie sind nämlich das digitale Aushängeschild des Arbeitgebers.
Ist die Bewerbung erfolgt, geht es in die nächste Phase: Im Idealfall werden die eingegangenen Unterlagen automatisch anhand der vom Unternehmen festgelegten Kriterien vorselektiert, z. B. nach Bildungsabschluss oder Sprachkenntnissen. Passende Kandidaten erhalten dann automatisch die Möglichkeit, sich einen freien Termin im Kalender zu wählen – ohne großen Koordinationsaufwand seitens des Unternehmens. Abgesehen von diesen konkreten Maßnahmen ist es hilfreich, wenn Personalverantwortliche das Recruiting auch durch die Marketing-Brille sehen und positive Erlebnisse entlang des Bewerbungsprozesses schaffen. Dafür müssen Bewerber wie Kunden behandelt werden. Um den Erfolg der Recruiting-Maßnahmen auszuwerten, helfen einfache Funnel-Systeme, die die Interessenten zum Ziel bzw. zum Versenden ihrer Bewerbungen führen, genauso wie ein Kennzahlensystem. Damit lässt sich z. B. ermitteln, wie lange es von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Vakanz dauert und welche Kosten pro Besetzung im Durchschnitt anfallen.
Software für den Bewerbungsprozess
Laut einer Studie des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universität Bamberg arbeiten heutzutage bereits 90 Prozent der Top-1000-Unternehmen in Deutschland nach den soeben beschriebenen Standards und nutzen hierfür spezielle Personal-Software. Bei kleinen und mittleren Firmen besteht hingegen Nachholbedarf. Nur 40 Prozent der Personalabteilungen in diesem Bereich nutzen eine Personal-Software. Als Hauptgrund für die Zurückhaltung gilt die Angst vor hohen Kosten. Die gute Nachricht: Solche Anwendungen sind oft für ein erschwingliches Monats-Abo erhältlich, sodass sich das Investment in kurzer Zeit lohnt. Die Kosten richten sich zumeist nach Unternehmensgröße bzw. dem Recruiting-Bedarf. Gleichzeitig haben die Personalverantwortlichen nicht nur alle Bewerbungen im Blick, sondern auch direkten Zugriff auf Lebensläufe und Ergebnisse von Auswahlprozessen – natürlich entsprechend den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung. So kann das Unternehmen ganz einfach mit allen Leuten kommunizieren, die sich auf die Stellen beworben haben, sowie Einladungen und Absagen versenden.
Unternehmen sollten sich also wieder darauf besinnen, die Menschen kennenzulernen, die sich bei ihnen bewerben, anstatt die Zeit mit Administrationsprozessen oder überholten Bewerbungsverfahren per E-Mail oder Post zu verbringen. Die Suche nach passenden Fachkräften soll schließlich beiden Seiten Spaß machen.
