Durch den Elektronischen Entgeltnachweis („Elena“) soll das Erstellen diverser Lohn-Bescheinigungen entfallen. Zunächst bringt das Verfahren den Arbeitgebern aber einen deutlichen Mehraufwand.
Die Personalabteilungen müssen von Januar 2010 an jeden Monat Daten erheben, erfassen und elektronisch versenden, die bisher im Zuge der Lohnabrechnung keine Rolle spielten. Darauf weist der Nürnberger IT-Dienstleister Datev eG hin. Allein die sogenannte „Ausfüllhilfe“, die dazu unter www.das-elena-verfahren.de von den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellt wird, umfasst über 50 Seiten. Aber immerhin sollen laut Bundesregierung die Arbeitgeber mittelfristig durch das neue Verfahren 85 Mio. Euro jährlich einsparen.
Die Behörden sind sehr neugierig, wenn Sozialleistungen beantragt werden. Wer etwa Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohnungsgeld haben möchte, muss jeweils unterschiedliche Bescheinigungen vorlegen. Bisher wurden diese für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten anlassbezogen vom Arbeitgeber auf Papier erstellt – bis zu 60 Mio. Mal im Jahr. Dieses Verfahren wird schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt, das heißt die Unternehmen und Institutionen melden von Januar 2010 an monatlich den festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei der Rentenversicherung in Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten verschlüsselt archiviert.
Von 2012 an, so die Planungen, rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Der Antragsteller benötigt dafür eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wie diese Signaturkarten bereitgestellt werden und wer diese erstellt bzw. verteilt, ist noch offen, so die Datev.
In einem ersten Schritt ist geplant, dass in zwei Jahren zunächst fünf Bescheinigungen, die u.a. für Anträge bei den Arbeitsagenturen, für das Wohngeld und für das Elterngeld benötigt werden, auf Papier entfallen. Arbeitnehmer werden von ihrem Arbeitgeber mit einem Hinweis auf der Entgeltabrechnung darüber informiert, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und sie Informationen über diese Daten nur von dort erhalten.
Während die Arbeitnehmer ansonsten noch abwarten können, müssen sich die Arbeitgeber auf die gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen, die im Januar 2010 fällig werden, vorbereiten. Viele Unternehmer werden dabei mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Mit ihm sollten sie ein möglichst effizientes Vorgehen für den Datenaustausch vereinbaren, damit der zusätzliche Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen begrenzt wird. Dafür sind u.a. geschützte Datenverbindungen und zuverlässige Software-Lösungen notwendig, wie sie beispielsweise die Datev eG in Nürnberg anbietet.
