Perfekt inszeniert

Interne Tagung im kleinen Kreis, Podiumsdiskussion, Messeauftritt oder Festveranstaltung mit großem Publikum: Es gibt viele Arten von Unternehmensveranstaltungen. Häufig sind solche „Events“ aber für die Betriebe eine große technische und organisatorische Herausforderung. Zentrale Botschaften sollen professionell, gut verständlich und mit positivem Erinnerungswert ans Publikum gebracht werden. Das verlangt nicht nur nach einem optimal ausgearbeiteten Programm samt stimmigem Catering- und Dekokonzept. Je nach Größe und Art des Events sind dazu auch unterschiedlichste technische Anforderungen in punkto Beleuchtung und Beschallung zu berücksichtigen.

Der Planer muss folgende Fragen klären:

• Welche Veranstaltung soll mit wie viel Publikum durchgeführt werden?
• Wie sieht der Zeitplan vor und während der Veranstaltung aus?
• Welche Räumlichkeiten werden genutzt, welche Infrastruktur gibt es?
• Wird Beleuchtung, Ton und Präsentationstechnik benötigt?
• Reicht die Verwendung der hauseigenen Mittel oder ist professionelle Veranstaltungstechnik nötig und in welcher Form?
• Kann die Veranstaltungstechnik intern installiert und betrieben werden oder soll professionelle Hilfe genutzt werden?
• Soll die Veranstaltung dauerhaft dokumentiert werden?

Tontechnik

Die Veranstaltungstechnik bietet eine schier unübersehbare Bandbreite an Ausrüstung. Ab etwa 20 Personen lohnt sich in jedem Fall der Einsatz professioneller Tontechnik. Je nach persönlichen Vorlieben können die Vortragenden ein Headset, ein Hand- oder Ansteckmikrofon nutzen. Hinzu kommt ein Lautsprechersystem inklusive Verstärker und Mischpult, mit dem die Beschallung ausgesteuert werden kann. Wenn kein stationäres Soundsystem vorhanden ist, montiert man die Lautsprecher leicht erhöht auf Stative, damit der Ton auch den hinteren Zuschauerbereich ausreichend beschallen kann.

Die Beschallungssituation muss individuell auf die Räumlichkeiten abgestimmt werden. Ein relativ leerer Raum bietet eine ganz andere Akustik als ein Raum, der mit Zuhörern voll besetzt ist – dies muss auch bei einem Soundcheck oder der Generalprobe einer Veranstaltung berücksichtigt werden. Eine Tonabmischung für ein Event in einem Zelt muss berücksichtigen, dass bei Zeltwänden tiefe Basstöne schnell verloren gehen. Eine Beschallung mit vielen Musikanteilen benötigt leistungsstärkere Tieftöner und ein aufwändigeres Mischpult als eine reine Sprachbeschallung. Idealerweise sollte die Stromversorgung von Licht und Ton getrennt erfolgen. So lassen sich brummende Störgeräusche vermindern. Aufdringlich fiepende Rückkopplungen dagegen entstehen häufig durch Mikrofone, die den Lautsprechern zu nahe kommen. Abhilfe schaffen häufig das Umstellen des Lautsprechers oder der Versuch, das Mikrofon näher an den Sprecher zu positionieren, die Beeinflussung des Frequenzganges über das Mischpult und das Herunterregeln der Lautstärke.

Selbst eine mobile Beschallung etwa für Werksführungen oder auf Messen ist dank einer sogenannten „Führungsanlage“ keine Herausforderung für die Eventtechnik. Hiermit wird der Ton vom Mikrofon des Sprechers an die Kopfhörer der Gäste übertragen.

Beleuchtung

Eine gelungene Veranstaltung lebt nicht nur von der Verständlichkeit der Botschaften, sondern bietet dem Publikum auch eine emotional ansprechende Atmosphäre. Daher ist das Beleuchtungskonzept in die Planung einzubeziehen. Meistens ist eine vorhandene (Arbeits-)Deckenbeleuchtung für die Durchführung einer Publikumsveranstaltung nicht geeignet. Einfach und effektvoll ist hingegen der Einsatz eines leicht seitlich stehenden Frontlichtes, das sich auf die Referenten bzw. das Podium richtet, ohne die Vortragenden zu blenden. Optimal ist es hier, Tageslichtleuchten zu nutzen, um eine neutrale, freundliche Hautfarbe wiederzugeben. Aus demselben Grund sollte beim Frontlicht auf farbige Effektlichter und -filter verzichtet werden. Hingegen dürfen zur Beleuchtung des Hintergrundes auch farbige Effekte genutzt werden. Ein Spot, der seitlich streifend die Struktur z.B. eines Vorhanges oder einer Wand hinter dem Podium betont, hebt die Referenten dezent hervor. Modernes Lichtdesign arbeitet heute übrigens zunehmend mit sparsamer LED-Technik, das auch vor dem Hintergrund der Energieeffizienz interessant ist.

Selbstverständlich ist heute die Nutzung zusätzlicher Präsentationsmedien wie Beamer-, Laptop- und Videotechnik. Das Video-Conferencing, bei der sich das Publikum bestehend aus realen und virtuellen Teilnehmern per Webcam und Monitor gegenübersitzt, hält heute Systeme vor, die sich auch für ein größeres Publikum eignen. Für Großveranstaltungen können LED-Wände eingesetzt werden, wie sie oft in Sportarenen hängen. Die Bühnen- oder Podiumseinstellung wird dorthin übertragen und ist auch aus weiterer Entfernung und jeder Blickrichtung gut verfolgbar.

Mit dem Abbau der Technik ist heute ein Event noch lange nicht zu Ende. Per Video-Dokumentation und Online-Abruffunktionen etwa auf der unternehmenseigenen Website können Botschaften oder Diskussionsbeiträge auch von Interessenten genutzt werden, die nicht persönlich an einer Veranstaltung teilnehmen konnten.

Wichtig ist die richtige Planung und Dimensionierung der verwendeten Technik. Erfahrene Spezialisten der Eventtechnik-Branche können bei der Auswahl und dem Einsatz für die eigene Veranstaltung umfassend beraten und unterstützen. Dies reicht vom kostengünstigen Verleih der jeweils passenden Beleuchtung, der Ton- oder Präsentationsgeräte und deren professioneller Installation bis hin zum Entwurf eines umfassenden Konzeptes für ein gelungenes Licht- und Sounddesign.