Wann zahlt der Arbeitgeber?

Hinweis

Dieser WiM-Artikel erschien im Juni 2013. Aktuellere Informationen haben z.B. die Kolleginnen und Kollegen der IHK Dresden in einem Merkblatt zusammengestellt.

Zum Merkblatt der IHK Dresden

Nicht jeder Beschäftigte hat einen Anspruch darauf, eine Weiterbildung machen zu können. Manche Bundesländer haben zwar den sogenannten Bildungsurlaub geregelt, wonach ein Arbeitnehmer an durchschnittlich fünf Tagen im Kalenderjahr einen Anspruch auf bezahlten Bildungsurlaub hat. Die Kosten der Fortbildung selbst muss der Chef aber aufgrund dieser gesetzlichen Regelungen nicht zahlen. In anderen Bundesländern wie Bayern oder Baden-Württemberg gibt es keine solchen Bestimmungen zum Bildungsurlaub, sodass die Arbeitgeber dort weder die Fortbildungskosten übernehmen noch ihre Angestellten zum Zwecke der Fortbildung bezahlt freistellen müssen. Arbeitgeber können sich jedoch stets freiwillig im Rahmen eines Arbeitsvertrags, Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder auch in einer gesonderten Vereinbarung dazu verpflichten, die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu fördern.

Möglichkeiten sind die bezahlte Freistellung während der Zeit der Qualifizierung, die Genehmigung von Sonderurlaub, die vorübergehende Reduzierung der Arbeitszeit oder die Übernahme der Kosten für die Weiterbildung. Wichtig ist: Geht die Initiative nicht vom Arbeitnehmer aus, sondern verlangt der Arbeitgeber selbst die Teilnahme an einer Weiterbildung, muss er auch sämtliche Kosten dafür übernehmen. Außerdem muss beachtet werden, dass die normale Einarbeitung zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses keine Fortbildung darstellt; das gilt auch dann, wenn der Beschäftigte dabei neue Fähigkeiten erlernt. Der Arbeitgeber ist vielmehr arbeitsvertraglich dazu verpflichtet, den neuen Mitarbeiter in seine Tätigkeit einzuweisen und in dieser Zeit den vollen Lohn zu zahlen.

Steuerliche Aspekte

Wie die Kostenübernahme für eine betrieblich bedingte Weiterbildung geregelt wird, hat auch steuerrechtliche Auswirkungen. Zu beachten sind insbesondere folgende Aspekte:

Betriebsausgaben: Sofern der Arbeitgeber sämtliche Kosten für die Weiterbildung bezahlt hat, kann er sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter Lehrgänge besucht hat, die ihm höhere Qualifikationen verleihen (Weiterbildung im engeren Sinne) oder Kurse, die ihm lediglich bereits erworbene berufliche Fähigkeiten erhalten sollen (Fortbildung). Steuerlich relevant sind alle Kosten, die mit der Qualifizierung im Zusammenhang stehen, also nicht nur die reinen Seminar- oder Lehrgangsgebühren, sondern z.B. auch Fahrtkosten, Ausgaben für Fachliteratur oder Übernachtungskosten.

Vorsteuer: Wurde die Vorsteuer auf der Rechnung ordnungsgemäß ausgewiesen, kann der Arbeitgeber sie beim Finanzamt geltend machen und von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen.

Lohnsteuer: Lohnsteuer kann dann anfallen, wenn die Weiterbildung nicht im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Denn dann gehört der Wert der vom Chef übernommenen Kosten zum Arbeitslohn, weil dem Mitarbeiter mit der Weiterbildung ein geldwerter Vorteil zugute kommt. Ein „ganz überwiegendes betriebliches Interesse“ wird angenommen, wenn mit dem Lehrgang die Einsatzfähigkeit des Angestellten im Betrieb seines Chefs erhöht werden soll (z.B. Besuch eines Meisterkurses).

Bindung an das Unternehmen

Um zu verhindern, dass der Mitarbeiter die Fortbildung abbricht oder nach erfolgreicher Absolvierung kündigt, wollen viele Arbeitgeber ihre Angestellten zumindest für eine bestimmte Zeit an sich binden. Hierfür stehen dem Arbeitgeber mehrere Vorgehensweisen zur Verfügung:

• Die Kosten für die Weiterbildung werden als Arbeitgeberdarlehen gewährt.
• Der Arbeitgeber vereinbart mit seinem Angestellten, dass dieser für einen bestimmten Zeitraum nicht ordentlich kündigen darf.
• Zwischen den Arbeitsvertragsparteien wird eine sogenannte Rückzahlungsklausel vereinbart.

Rückzahlungsklausel

Nötig ist daher immer eine schriftliche Abmachung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Außerdem ist eine derartige Bindung nur zulässig, wenn die Fortbildungsmaßnahme dem Beschäftigten auch auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt bessere Chancen bieten würde und ihm nicht nur betriebsspezifisch bei der jetzigen Tätigkeit weiterhilft. Besonders häufig wird die Rückzahlungsklausel verwendet, die noch vor Beginn der Weiterbildung vereinbart werden muss und den Mitarbeiter nicht unangemessen lange binden darf. So ist etwa eine Bindungsdauer von sechs Monaten bei einer Fortbildungsdauer von bis zu einem Monat zulässig. Sie darf aber bei einer Weiterbildungsdauer von bis zu zwei Jahren nicht mehr als fünf Jahre übersteigen. Eine längere Bindung ist jedoch erlaubt, wenn der Chef erhebliche Mittel aufgewendet hat oder mit der Weiterbildung eine besonders hohe Qualifikation erlangt wird. Der verlangte Rückzahlungsbetrag darf außerdem nicht höher sein als die tatsächlichen Fortbildungskosten und muss sich für jedes Jahr der Betriebszugehörigkeit verringern.

Bricht der Mitarbeiter die Fortbildung ab oder kündigt er innerhalb des Bindungszeitraums, muss er die vom Chef übernommenen Kosten zurückzahlen. Ein Rückzahlungsanspruch des Chefs besteht jedoch nicht bei Unwirksamkeit der Klausel. Das wäre z.B. der Fall, wenn die Rückzahlungspflicht an jegliche Art des Ausscheidens des Mitarbeiters geknüpft wird. Denn es wäre unangemessen, wenn der Mitarbeiter die Kosten zurückzahlen muss, obwohl er sein Ausscheiden aus dem Betrieb – z.B. aufgrund einer betriebs- oder personenbedingten Kündigung durch den Chef – nicht beeinflussen konnte.