Jetzt dem Finanzamt melden!

Die Schonfrist ist vorbei: Unternehmen, die elektronische Kassensysteme einsetzen oder einsatzbereit vorhalten, sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, diese dem zuständigen Finanzamt zu melden. Die Meldepflicht (gemäß § 146a Abs. 4 Abgabenordnung AO), die seit 2020 ausgesetzt war, tritt damit verbindlich in Kraft. Sie betrifft alle sogenannten elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 der Kassensicherungs-Verordnung (KassenSichV) – also alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen.

Der Gesetzgeber schreibt bereits seit Längerem vor, dass solche Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind (§ 146a Abs. 1 AO). Mit der nun geltenden Meldepflicht müssen die eingesetzten Systeme jetzt formell und auf elektronischem Wege bei den Finanzbehörden angezeigt werden. Damit soll die digitale Kassenführung noch besser vor Manipulationen geschützt werden.

Wer ist betroffen? Unter die Meldepflicht fallen alle Unternehmen und Organisationseinheiten mit einer oder mehreren Betriebsstätten, die elektronische Kassen verwenden – etwa in Einzelhandel, Gastronomie oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (BgA). Wichtig: Die vorhandenen Systeme müssen für jede einzelne Betriebsstätte separat gemeldet werden.

Was ist mitzuteilen und welche Fristen gelten? Die Mitteilung an das Finanzamt umfasst folgende Informationen: Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen / Art und Anzahl der verwendeten Kassensysteme / Seriennummer und Anschaffungsdatum jedes Systems / Art der TSE / Datum der Außerbetriebnahme.

• Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle Kassensysteme gemeldet werden, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden.
• Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 neu angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden – ebenso deren spätere Außerbetriebnahme.
• Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr vorgehalten werden, müssen nur dann gemeldet werden, wenn ihre Anschaffung bereits zuvor gemeldet wurde.

Wie erfolgt die Meldung? Die Meldung ist elektronisch über „Mein Elster“ oder die sogenannte ERiC-Schnittstelle vorzunehmen. Die technischen Details dafür hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 28. Juni 2024 veröffentlicht.

Was ist darüber hinaus zu beachten? Die Meldepflicht gilt nicht nur bei Anschaffung und Außerbetriebnahme. Auch technische Änderungen, das Einspielen einer neuen TSE, ein Standortwechsel der Kasse oder sonstige Änderungen am System müssen gemeldet werden – ebenfalls binnen eines Monats. So entsteht über die gesamte Einsatzdauer hinweg eine lückenlose Dokumentation jedes Kassensystems.