Im Handumdrehen digitalisieren

Die Digitalisierung stellt viele kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. Viele IT-Anwendungs- und Systemlandschaften sind mit der Zeit einfach entstanden und werden häufig lokal im Unternehmen betrieben. Inzwischen bringt das jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Es ist heute nicht mehr möglich, ein System nach der Einführung einfach fünf und mehr Jahre „laufen zu lassen“: Man muss auch damit rechnen, dass der bereits hohe Wartungsaufwand, um die Systeme und Anwendungen sicher zu betreiben und ständig aktuell zu halten, technisch als auch rechtlich exponentiell steigt. Es wird also noch mehr und besser qualifiziertes IT-Personal notwendig sein. Unter dem Strich verursacht all das steigende Betriebskosten.

Eine gute Lösung ist eine zentrale Unternehmens-Software – auch bekannt als ERP-System (Enterprise Resource Planning). Sie vernetzt sämtliche Geschäftsbereiche – von der Auftragsabwicklung über Lager und Buchhaltung bis zur Produktion. Damit bringt sie Struktur, Effizienz und Transparenz in den Arbeitsalltag. Ein modernes ERP-System aus der Cloud ersetzt Insellösungen durch eine integrierte Plattform und ermöglicht durchgängige, digitale Prozesse. Damit ist nicht gemeint, dass ein Anbieter ein individuell angepasstes ERP-System in einem Rechenzentrum betreibt. Gemeint ist eine echte Cloud-ERP-Lösung, bei der man vom Anbieter einen eigenen, abgeschotteten Bereich (sogenannter Mandant) innerhalb eines großen gemeinsamen Systems erhält.

Cloud-ERP entlastet Unternehmen

Ein Cloud-ERP-System ist relativ schnell eingeführt und benötigt keine eigene Server-Infrastruktur oder zusätzliches Personal. Das System und ihre Daten sind sicher und der interne Arbeitsaufwand, besonders in der Verwaltung, verringert sich, denn Schnittstellen sowie Systembrüche entfallen und Doppelarbeiten reduzieren sich. Für viele Prozesse stehen Möglichkeiten zur Automatisierung zur Verfügung, die nur aktiviert werden müssen. Weiterhin hilft es, dem Fachkräftemangel zu begegnen: Denn in vielen Unternehmen gehen die erfahrenen IT-Fachkräfte in den nächsten Jahren in den Ruhestand, gleichzeitig ist es schwierig, geeignetes Personal nachzubesetzen. Denn gut ausgebildete IT-Experten erwarten heute oft hohe fünf- oder gar sechsstellige Gehälter. Große Konzerne können das vielleicht bezahlen, für kleine Unternehmen und Mittelständler ist das jedoch kaum darstellbar.

Moderne Cloud-ERP-Systeme sind intuitiv und rollenbasiert aufgebaut. Informationen sind dort zentral verfügbar und Prozesse klar definiert, was die Effizienz erhöht. Führungskräfte profitieren so von mehr Transparenz, denn alle relevanten Informationen sind aktuell und zentral verfügbar, was noch schnellere und noch mehr faktenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Die mobile Nutzung – ob im Homeoffice oder unterwegs – ist auch integriert. Statt viele Einzellösungen zu kombinieren, deckt ein modernes Cloud-ERP-System viel mehr als die Kernfunktionen ab, ist modular, skalierbar und anpassbar an die jeweilige Branche. Neben Datev- und Bank-Schnittstellen sind häufig Erweiterungen für Shop-Systeme und viele weitere Themen verfügbar. Man nutzt und bezahlt also nur das, was man braucht.

Cloud-ERP-Anbieter aus der EU nutzen zertifizierte Rechenzentren in Deutschland oder der EU, erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und setzen auf höchste Sicherheitsstandards. Dazu gehören Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sowie automatische Backups und Updates. So wird sichergestellt, dass Firmendaten jederzeit geschützt und rechtlich konform verarbeitet werden. Ein Cloud-ERP-System ist also mehr als eine Anwendung: Es ist das Herzstück der digitalen Transformation im Unternehmen, denn es strukturiert Abläufe, entlastet Teams, spart Kosten und legt eine sichere Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Produkt- und Partnerauswahl

Um das passende Produkt zu finden, sollten Unternehmen einige Überlegungen anstellen. Beim Thema Buchhaltung stellt sich etwa die Frage, ob man diese vollständig selbst übernehmen möchte und ob eine Schnittstelle zur Datev erforderlich ist. Oder soll stattdessen über einen Steuerberater gearbeitet werden und wenn ja, wie soll die Zusammenarbeit gestaltet werden? Auch mit Blick auf die Unternehmensstruktur gibt es Klärungsbedarf: Ist es notwendig, eine Holding und/oder mehrere Standorte im In- und Ausland abzubilden – auch mit Blick auf die Zukunft? Dabei geht es darum, ob das ERP-System die erforderliche Funktionalität im Kern bereits bietet, um die Unternehmensstruktur abzubilden und die jeweiligen Landessprachen zu unterstützen.

Ein weiteres Thema ist die mobile Nutzung: Sind Apps für Smartphones oder Tablets erforderlich, mit denen Außendienstmitarbeiter ihre Aufgaben vollständig digital erledigen können? Ebenso stellt sich die Frage, ob Anwendungen für Beschäftigte in Lager oder Produktion sinnvoll sind, mit denen sie z. B. direkt Zeit- und Materialbuchungen vornehmen können.

Ein geeigneter Partner zeichnet sich nicht nur durch hohe technische Expertise aus, sondern auch durch Mitarbeitende (z. B. Business-Architekten), die die fachlichen Zusammenhänge – idealerweise aus eigener praktischer Erfahrung – verstehen und in der Lage sind, das Geschäftsmodell des Unternehmens möglichst ohne teure Sonderlösungen oder Einschränkungen in das System zu übertragen. Diese Frage ist auch bei großen und etablierten Unternehmensberatungen legitim. Wichtig ist: Fast alles lässt sich programmieren, aber individuelle Erweiterungen verursachen hohe Einmal- und Folgekosten, etwa bei gesetzlichen Änderungen oder neuen Sicherheitsstandards. Zu bedenken ist außerdem, dass Digitalisierung mehr ist als nur ein neues IT-Tool. Sie verändert Arbeitsweisen und Aufgabenverteilungen. Unternehmen müssen ihre Führungskräfte und Teams rechtzeitig darauf vorbereiten.

Vertragsgestaltung

Die Digitalisierung eines Unternehmens lässt sich mit dem Bau und Einzug in ein neues Haus vergleichen: Gute Planung und realistische Kalkulation sorgen dafür, dass das Projekt reibungslos verläuft – und die Firma am Ende eine Lösung erhält, die wirklich zu ihr passt. Es lohnt sich auch, frühzeitig einen neutralen Experten als „Sachverständigen“ einzubeziehen, der das Vorhaben begleitet und objektiv bewertet.

Es empfiehlt sich für Unternehmen, ein Digitalisierungsprojekt bewusst mehrstufig zu gestalten. So bleiben sie flexibel und gewinnen an Klarheit. Es beginnt mit der Analyse des eigenen Geschäftsmodells: Wo liegen Chancen für Effizienz oder Wettbewerbsvorteile? Daraus leiten sich die Digitalisierungsstrategie und ein realistisches Zielbild ab. Das erleichtert den zweiten Schritt, nämlich die Auswahl des geeigneten Dienstleisters: Mit einem klaren Zielbild findet man leichter den passenden ERP-Systemanbieter.

War die Suche erfolgreich, geht es an die Funktionsdefinition und Kalkulation: Gemeinsam mit dem Partner legt man den konkreten Funktionsumfang für die erste Projektphase fest und lässt diesen kalkulieren. Dabei ist unbedingt zu berücksichtigen, dass weder Geschäftsführung noch Beschäftigte noch beteiligte Partner alle Aspekte im Voraus vollständig erfassen können – das Thema ist zu komplex. Daher sollte eine finanzielle Reserve eingeplant werden. Zuletzt folgt der Umsetzungsvertrag: Erst auf dieser Basis schließt man den Vertrag für die Umsetzung ab – fundiert, realistisch und mit überschaubarem Risiko.

ERP-Systeme und KI

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI): Die Entwicklung von nutzbringenden individuellen und entsprechend trainierten KI-Anwendungen erfordert mindestens einen zweistelligen Millionenbetrag. Um im geschäftlichen Alltag von KI zu profitieren, sie rechtskonform anzuwenden und überhaupt Zugang zu aktuellen Algorithmen zu erhalten, ist es unumgänglich, spezialisierte Hersteller von KI-Tools einzubinden, die Lösungen für spezifische Anwendungsfälle entwickeln, zum Beispiel zur Echtzeiterkennung von Rechnungsduplikaten, Betrugsversuchen und fehlerhaften Zahlungen. Die Chance, dass sich ein solches KI-Tool wirtschaftlich und nachhaltig in eine moderne, standardisierte Cloud-Lösung integrieren lässt, ist deutlich höher, als es bei individuell betriebenen und älteren Systemen der Fall wäre.

Digitalisierung und KI sind unumgängliche Themen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen sollten sich aber zuerst ein solides Fundament schaffen und im zweiten Schritt über KI nachdenken. Ein modernes ERP-Cloudsystem lohnt sich selbst für kleine Betriebe mit wenigen Beschäftigten im einstelligen Bereich.

Berthold Bär ist Experte für Digitalisierung und berät zu den Themen Analyse, Strategie, Anbieterauswahl, Weiterbildung und Realisierung. Er ist Geschäftsführer der IsyShare GmbH in Pommelsbrunn (www.isyshare.eu).