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Business-Center

Büros und Dienstleistungen flexibel mieten

Für viele Gewerbetreibende ist ein eigenes Büro mit Sekretäriat, moderner Telefonanlage und kompletter Bürotechnik zu teuer. Eine Alternative sind Business-Center, in denen man Büros und Bürodienstleistungen auf Zeit nutzen kann. Von Frank Bohnert, Illustration: Anton Atzenhofer

Andreas Schaake fährt zu einem Termin mit einem potenziellen Kunden. Der Geschäftsstellenleiter des Bundesverbands der Energieabnehmer e.V. (VEA) mit Sitz in Hannover berät Klienten zum Thema Energiebezug. Er ist zwar häufig in Süddeutschland unterwegs, ein eigenes Büro mit Sekretäriat hat er dort aber nicht. Um trotzdem immer erreichbar zu sein, hat er ein Büro mit Ausstattung und Assistenz in einem Business Center in Nürnberg gebucht. Ist Andreas Schaake bei Außenterminen oder in einer Besprechung, nimmt das Sekretariat des Business-Centers für ihn Anrufe entgegen und koordiniert seine Termine. „Das Sekretariat ist zwischen acht und 18 Uhr erreichbar, das Preis-Leistungs-Verhältnis deutlich besser als bei einem eigenen Büro“, erläutert Schaake.

Erreichbarkeit ist entscheidend

„Durch unseren Service sind unsere Kunden telefonisch immer erreichbar und können sich auf ihre Arbeit konzentrieren“, sagt Elena Helwig, Geschäftsführerin des Bavarian Business Center Network in Nürnberg, zu deren Kunden u.a. auch Schaake zählt. Das macht Business-Center vor allem für Freiberufler, kleinere Unternehmen, aber auch für Verbände attraktiv. Die Alternative, ein eigenes Büro, hat zwar meist eine bezahlbare Grundmiete. Doch daran schließt sich eine Reihe einmaliger und laufender Kosten an: Büroausstattung und Technik sowie ein fest angestellter Mitarbeiter im Sekretariat. Die Aufwendungen hierfür summieren sich schnell auf mehrere Tausend Euro im Monat. Hinzu kommt: Etliche teure Gerätschaften, die zu einem modernen Büro gehören, werden selten genutzt und stehen somit die meiste Zeit des Tages ungenutzt herum.

Ein Büro in einem Business-Center ist grundsätzlich für jede Art von Gewerbe geeignet, sofern keine Ladenfläche benötigt wird. Der große Vorteil: Welche Leistungen er in welchem Umfang benötigt, kann der Gewerbetreibende selbst bestimmen und dem individuellen Bedarf anpassen. Sowohl die Räumlichkeiten als auch die Büro- und Sekretariatsdienstleistungen sowie die Informationstechnologie lassen sich flexibel und bedarfsgerecht anmieten. Salopp gesagt muss man also nicht eine ganze Kuh kaufen, wenn man nur ein Glas Milch will.

Etabliertes Geschäftsmodell

Das Geschäftsmodell Business-Center stammt ursprünglich aus den Vereinigten Staaten und kam vor ungefähr 20 Jahren auch nach Europa. Zunächst jedoch mit einem Akzeptanzproblem: „Am Anfang waren viele Gewerbetreibende vorsichtig und fragten sich, ob Firmeninterna auch wirklich intern bleiben“, schildert Helwig, deren Firma seit 16 Jahren regional in Nürnberg vertreten ist, die Startschwierigkeiten. Die anfänglichen Bedenken seien inzwischen aber verflogen, erläutert Helwig und berichtet von Kunden, die schon seit der Firmengründung ihr Angebot nutzen. Die inzwischen breite Akzeptanz des Geschäftsmodells betont auch der Bundesverband Business Center: Inzwischen gebe es diesen Service an mehr als 110 Standorten flächendeckend in Deutschland.

Maßgeschneiderte Leistungen

Die Bandbreite der von Business-Centern angebotenen Leistungen ist vielfältig. Die einfachste Variante ist der bereits erwähnte voll ausgestattete Büroraum, verbunden mit zusätzlichen Leistungen wie etwa einem Sekretariatsservice. Basis-Verträge gibt es oft schon ab etwa 500 Euro monatlich. Dafür erhält der Selbstständige ein eigenes Büro, bei dem die Nebenkosten für Strom, Reinigung, Internet-Flatrate und Telefongrundgebühr bereits enthalten sind. Weitere Dienstleistungen können entweder pauschal gebucht oder nach Aufwand abgerechnet werden: „Das ist zwar etwas teurer, dafür bleibt der Gewerbetreibende aber auch viel flexibler“, erläutert Helwig. Zudem gibt es inzwischen sogar Business-Center, die einen 24-Stunden-Service anbieten.

Räume stundenweise buchbar

Weitere Zusatz-Services sind zum Beispiel die bedarfsgerechte Bereitstellung von Seminar- oder Schulungsräumen. Diese benötigen Firmen oft nur sporadisch und in einer bestimmten Größe und mit einer passenden Ausstattung. Mit solchen Diensten werden Business-Center auch für Firmen interessant, die mehrere Mitarbeiter und ein eigenes Sekretariat haben.

Kurze Vertragslaufzeiten

Auch sonst zeichnen sich Business-Center durch ihre große Flexibilität aus. Die Vertragslaufzeiten sind in der Regel deutlich kürzer als die typischer Gewerbemietverträge. Zudem kann der Vertragsumfang je nach Bedarf zeitweise aufgestockt oder verringert werden. Ebenfalls interessant sind Tagesbüros: Wer kurzfristig einen von weither angereisten Geschäftspartner erwartet und diesen nicht in einer Hotel-Lobby empfangen will, mietet sich für ein paar Stunden die passenden Räumlichkeiten und Services in einem Business-Center an. Somit sind sie für neu gegründete Unternehmen, die Wert auf maximale Flexibilität legen, eine praktische Alternative.

Virtuelle Büros

Es geht übrigens auch ganz ohne Büro: Ein Business-Center kann auch als virtuelles Büro fungieren, bei dem der Gewerbetreibende nur Telefon- und Sekretariatsdienste, nicht jedoch Büroräume bucht. Das ist vor allem für Selbstständige interessant, die den Großteil ihrer Zeit bei Außenterminen verbringen und die Büroarbeit dann abends im Home-Office erledigen. Auch hier ist das große Problem die Erreichbarkeit, das sich durch den Sekretariats-Service eines Business-Centers lösen lässt.

Arbeiten im Coworking Space

Coworking Spaces sind eine Variante des Business Centers, die vor allem Freiberuflern oder kleinen Start-ups eine Alternative zum Arbeiten von Hause bietet. Gemietet wird kein ganzes Büro, sondern nur der Schreibtisch in einem Großraumbüro nebst technischer Infrastruktur in Form von Druckern, Scannern, Beamern und vielem mehr.

Beim Coworking geht es nicht allein darum, Kosten zu minimieren, auch der Netzwerk-Gedanke spielt eine große Rolle. In Coworking Spaces arbeiten beispielsweise Texter mit Programmierern oder Grafikern auf engstem Raum – ein idealer Rahmen für kreative Ideen und die Entstehung gemeinsamer Projekte. Großer Pluspunkt bei den Coworking Spaces sind die flexiblen Vertragslaufzeiten auf Tages, Wochen- oder Monatsbasis. Sie kommen vor allem Freiberuflern entgegen, die oft projektabhängig arbeiten.

Im vergangenen Jahr nahm Coworking Nürnberg am Josephsplatz 8 seinen Betrieb auf, wo Schreibtische auf Tages- oder Monatsbasis sowie ein modern ausgestatteter Besprechungsraum gemietet werden können. Dort stehen u.a. Internet-Anschlüsse, Drucker, Scanner, Fax, Beamer und Rollcontainer zur Verfügung. Genutzt werden können außerdem Café und Bewirtung, Empfangsservice sowie Telefonkabinen für ungestörte Telefonate.

Vor Kurzem hat auch die Nürnberger BlackBox/Open GmbH ein Coworking Space eröffnet und bietet Kreativen und jungen Unternehmen flexible Mietkonzepte und Arbeitsplätze an. Auch hier gibt es je nach Bedarf über die Büroinfrastruktur hinaus beispielsweise verschließbare Aktenschränke, Tagungsraum und Material für Präsentationen. Außerdem bietet BlackBox/Open, die auf die Themen Organisationsentwicklung, Führungskräfteentwicklung und Personalmarketing spezialisiert ist, die kostenlose Teilnahme an Weiterbildungen der BlackBox/Academy an. Themen sind u.a. Psychologie, Design und Kommunikation.

Autor:

Frank Bohnert

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ist Leiter des Geschäftsbereichs Business Development beim Nürnberger Immobilienportal immowelt.de, das auch „Büros auf Zeit“ vermittelt (f.bohnert@immowelt.de).
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 09|2012, Seite 36

 
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