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Geschäftsreisen

Erholsamer als der Fiskus erlaubt?

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Erholsamer als der Fiskus erlaubt? Wer Dienstreisen und private Urlaubstage kombiniert, muss die Kosten aus steuerlichen Gründen sorgfältig trennen. Von Armin Dieter Schmidt; Illustration: Anton Atzenhofer

Geschäftliche Abstimmungen lassen sich oft durch Telefonate oder Videokonferenzen erledigen, dennoch ist der persönliche Kontakt durch nichts zu ersetzen. Geschäftsreisen gehören deshalb in vielen Unternehmen zum Alltag, allerdings vermischen sich Geschäftliches und Privates in der Praxis immer mehr – beispielsweise weil die Geschäftsreise Zeit für private Unternehmungen lässt oder weil private Urlaubstage an die Dienstreise angehängt werden. Die genaue Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Elementen einer Reise ist aber wesentlich dafür, inwieweit Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Betriebsausgaben oder Werbungskosten

Um eine klassische Geschäftsreise handelt es sich, wenn die Reise ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken unternommen wird und während der gesamten Dauer jeweils bis zum Feierabend Besprechungen, Vorträge, Fortbildungen usw. stattfinden. Die damit zusammenhängenden Ausgaben sind dann für den Unternehmer Betriebsausgaben, die er steuerlich geltend machen kann. Arbeitnehmer bekommen ihre Reisekosten in der Regel vom Arbeitgeber ersetzt oder können sie selbst als Werbungskosten ansetzen, wenn der Chef beispielsweise nur einen Teil einer beruflichen Fortbildung erstattet.

Fahrt, Hotel und Verpflegung

Der steuerliche Abzug von Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben betrifft allerdings nur die Kosten für Fahrt bzw. Flug sowie für Übernachtung und andere beruflich veranlasste Ausgaben wie etwa Tagungsgebühren. Kosten für Essen, Trinken oder Freizeitaktivitäten nach Feierabend gehören zur privaten Lebensführung. Sie würden schließlich auch ohne die Geschäftsreise entstehen.

Für jeden vollen Tag Abwesenheit ist aber immerhin eine Pauschale von 24 Euro für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand ansetzbar. Am An- und Abreisetag oder im Fall eintägiger Dienstreisen bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sind es zwölf Euro.

Verlängerung einer geschäftlichen Reise

Privaturlaube haben auf die Einkommensteuer generell keinen Einfluss, sie dienen schließlich nicht dem Erwerb von Einkommen, sondern der privaten Lebensführung. Interessant wird es, wenn eine Reise sowohl beruflich als auch privat veranlasst ist. Eine Dienstreise an den Bodensee oder in eine interessante Metropole wie Berlin, London oder New York lässt sich oft kostengünstig um einen Privataufenthalt für ein paar weitere Tage verlängern. Schließlich muss in diesen Fällen die teure An- und Abreise nicht noch einmal bezahlt werden.

Vor einigen Jahren ging die Rechtsprechung noch davon aus, dass in solchen Fällen keine Geschäftsreise mehr vorliegt und die Reisekosten damit insgesamt nicht steuerlich abziehbar sind. Nach neuerer Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) können Ausgaben für gemischt veranlasste Reisen, die also zu Teilen geschäftlich und zu Teilen privat sind, aufgeteilt werden, wenn es objektive Kriterien zur Abgrenzung gibt (Beschluss des BFH vom 21. September 2009, Aktenzeichen GrS 1/06).

Wer beispielsweise geschäftlich von Mittwoch bis Freitag an einer dreitägigen Fachkonferenz teilnimmt und anschließend privat noch bis Sonntag am Tagungsort bleibt, kann die beruflich erforderlichen Übernachtungen steuerlich geltend machen. In diesem Fall wären das zwei Übernachtungen – sofern am Freitag die Heimreise nach den dienstlichen Verpflichtungen zeitlich noch problemlos möglich wäre.

Weil der Betroffene dann insgesamt fünf Tage – davon drei geschäftlich – unterwegs war, kann er entsprechend drei Fünftel der Fahrtkosten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten ansetzen. Die anderen zwei Fünftel der Kosten waren ebenso wie die beiden weiteren Übernachtungen privat veranlasst und sind entsprechend nicht steuerlich absetzbar.

Trennung nach objektivem Maßstab

In einem anderen vom BFH entschiedenen Fall hatte ein Arzt eine Fortbildungswoche am Gardasee besucht. Die anerkannten sportmedizinischen Kurse fanden jeweils am Morgen und am späten Nachmittag statt. Die Veranstalter des Lehrgangs räumten zwischen den Kurseinheiten tagsüber viel Zeit und Möglichkeiten für Sportarten wie Tennis, Surfen oder Bergsteigen ein.

Der BFH erklärte, dass zwar die medizinischen Kurse beruflich veranlasst, die sportlichen Betätigungen hingegen dem Privatleben zuzuordnen seien. Der jeweiligen Dauer entsprechend – die Hälfte des Tages Kurse, die andere Hälfte Sport – konnte der Arzt nur die Hälfte seiner Reisekosten als Werbungskosten ansetzen (Urteil des BFH vom 21. April 2010, Aktenzeichen VI R 5/07).

Die Finanzverwaltung erkennt dienstliche Belange in aller Regel dann nicht an, wenn diese einen zeitlichen Anteil von weniger als zehn Prozent an einer Reise einnehmen. Wer beispielsweise in seinem zweiwöchigen Urlaub nur einen halbtägigen Fachvortrag besucht, kann nicht 1/28 der Reisekosten abziehen, sondern allenfalls die (beruflich veranlasste) Seminargebühr. Im Übrigen bleibt es bei einem Privaturlaub, der steuerlich nicht relevant ist.

Um den Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten vor den Finanzbehörden begründen zu können, sollten entsprechende Unterlagen wie beispielsweise Tagesordnungen, Veranstaltungsprogramme, Teilnahmebescheinigungen und sonstige Belege zur Reise gut aufgehoben werden.

Autor: 

Rechtsanwalt Armin Dieter Schmidt ist Redakteur bei der anwalt.de Services AG in Nürnberg, die das Anwaltsverzeichnis anwalt.de betreibt (redaktion@anwalt.de).

 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 05|2017, Seite 34

 
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