Pflichtangaben für Geschäftsbriefe sind nun auch bei E-Mails Pflicht!

Mittels des „Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) wurden mit Wirkung vom 01.01.2007 u.a. die Vorschriften über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen geändert. Demnach sind nunmehr stets Pflichtangaben (z.B. Rechtsform, Handelsregisternummer u.a.) unabhängig von der verwendeten Form des Geschäftsbriefes anzugeben. Dies bedeutet konkret, dass auch E-Mails, die das Geschäftspapier ersetzen, nun unter die Definition des Geschäftsbriefes fallen und die sog. „Fußleistenpflicht“ erfüllen müssen. Dies gilt z.B. für Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Der Begriff des Geschäftsbriefes ist dabei weit auszulegen. Er umfasst jede von dem Kaufmann ausgehende schriftliche Mitteilung, die seine geschäftliche Betätigung nach außen betrifft und zwar nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Der Geschäftsbrief muss an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Somit sind Mitteilungen für einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften) nicht als Geschäftsbriefe anzusehen.

Nähere Information zur Thematik und den von der Rechtsform abhängigen Pflichtangaben enthält das nachfolgende Merkblatt: