Erlebnisreiche Tagungen

Öde Vorträge, Neonröhrenlicht, pappige Brötchen und Brühkaffee – Tagungen dieser Art kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Eine professionelle Organisation, nutzbringende Themen und ein angenehmes Ambiente sind unumgänglich für eine optimale Veranstaltung. Moderne Workshops sollten sich doppelt lohnen: Durch die erzielten Ergebnisse und durch die Imagebildung für das Unternehmen.

Wichtig ist der erste Eindruck – und der beginnt schon mit den Einladungen: Eine professionelle und auf das Corporate Design der Firma abgestimmte Einladung weckt die Neugier. Idealerweise setzt sich das Design auf den Getränke- und Buffetkarten und auf den Tagungsunterlagen fort. Für regelmäßige Workshops lohnt sich auch ein Internet-Auftritt. Dort lassen sich aktuelle Informationen zu Programm und Referenten mitsamt Bildern einstellen oder ein Hotelbuchungs-Service und Anfahrtsbeschreibungen. Wer Papier sparen möchte, kann auch den gesamten Anmeldeprozess online abwickeln. Tagungsbezogene Websites lassen sich entweder auf der Unternehmens-Homepage eingliedern oder als selbstständige Internet-Seiten einrichten. Impressionen vorangegangener Veranstaltungen stimmen die Teilnehmer auf die anstehende Tagung ein.

Doch nicht nur die Verpackung, auch der Inhalt muss stimmen. Große Unternehmen setzen oft auf professionelle „Key Word Speaker“ (also renommierte Redner, die den Einstiegsvortrag halten) oder prominente Moderatoren. Aber auch bei kleinen Workshops sollten die Auswahl der Referenten und das Programm gut durchdacht sein. Neben theoretischem Grundwissen empfehlen sich immer auch praktische Themen wie Best-Practice-Beispiele. Denn für die Teilnehmer lohnt sich eine Tagung am meisten, wenn sie mit konkret anwendbarem Wissen nach Hause gehen.

Tagungstechnik kreativ einsetzen

Ablauf und Inhalt der einzelnen Vorträge sollten mit den Referenten intensiv vorab geklärt werden. Gute Vorträge sprechen alle Sinne an und nutzen die heute verfügbare Technik. Das geht weit über das bloße An-die-Wand-werfen einer Präsentation hinaus, denn Tagungstechnik lässt sich auch kreativ einsetzen. Warum nicht mit einem Sound-Medley, einem Düfte-Potpourri oder einem Film die Neugier des Publikums wecken? Je nach Thema ist auch das Austeilen von Handmustern oder Produktproben denkbar. Wenn es um Lebensmittel geht, bietet sich eine Verkostung an. Denn je mehr Sinne der Zuhörer angesprochen werden, desto besser bleibt das vermittelte Wissen hängen.

Entscheidend für das Abspeichern der Informationen und den Gesamteindruck einer Tagung ist auch das Ambiente. Immer mehr Unternehmen ziehen ein interessantes Umfeld und außergewöhnliche Tagungsorte wie ein Oldtimer-Museum, eine ehemalige Industriehalle oder ein ausgedientes Lichttheater vor.

Auch die Möblierung ist nicht nur eine Frage des Geschmacks. Denn eine nüchterne Vortragsbestuhlung mit nach vorne ausgerichteten Stuhlreihen schafft eine einseitige Beschallungssituation wie im sogenannten Frontalunterricht, der die Zuhörer kaum aktiv einbezieht. Bei kleineren Workshops kann man leicht vom üblichen Schema abweichen und beispielsweise eine Lounge-Möblierung mit lockerer Sitzordnung wählen. Sie fördert den Dialog mit den Vortragenden und ermöglicht so eine lebendige Atmosphäre.

Einladender Pausenbereich

Bei größeren Tagungen, bei denen eine konservative Bestuhlung unumgänglich ist, sollte dafür der Pausenbereich umso einladender sein. Moderne Lounge-Ecken, Tresen mit Barhockern sowie Catering in Form eines Flying Buffet (bei dem Service-Mitarbeiter die Speisen auf Tabletts anbieten) laden zum Herumschlendern, Plaudern und Diskutieren ein. Dekoration wie Blumen, Leuchtobjekte oder Displays sorgen für ein angenehmes Ambiente. Auch hier ist Kreativität gefragt: Für eine Veranstaltung der Textilwirtschaft kann man zum Beispiel als Hingucker vom Grafiker angefertigte riesige Hosen, Blusen und Pullover als Dekoration aufhängen und die Tische mit vergrößerten Maßbändern und Wäscheklammern verzieren.

Wichtig als „Pausenfüller“ ist das Catering. Belegte Brötchen, zuckrige Plätzchen und lauwarmer Kaffee hinterlassen bei den Gästen bestenfalls gar keinen Eindruck. Zeitgemäßes Tagen beinhaltet eine leckere, moderne und vor allem leichte Kost, die die Teilnehmer nicht belastet. Knackiges Finger Food mit frischem Gemüse, ein Flying Buffet mit warmen Häppchen oder eine Früchte-Bar mit frischen Obstsäften und Frucht-Cocktails sorgen für neue Energie.

Nach dem Ende der Tagung kann den Teilnehmern ein USB-Stick mit den Workshop-Unterlagen und aufgedrucktem Firmenlogo überreicht werden. Praktisch ist es auch, Vorträge und Dokumente online zum Download einzustellen. Im Internet lassen sich zudem Bilder der Veranstaltung einpflegen oder mit einem Gästebuch Kommentare und Meinungen der Teilnehmer einholen. In einem Online-Forum können diese dann weiterdiskutieren und neue Kontakte pflegen.

Um Verbesserungspotenziale auszuschöpfen, empfiehlt sich eine Evaluation der Tagung mittels Fragebögen, die an die Teilnehmer verteilt werden. Die Ergebnisse sollten dann als Präsentation aufbereitet und auch für die Gäste zur Verfügung gestellt werden, um Transparenz zu zeigen.

Bei zeitgemäßen Tagungen ist also nicht nur administrativer Sachverstand gefragt, sondern auch Kreativität und Know-how in der Veranstaltungsorganisation. Unternehmen ohne eigene Event-Abteilung können auf spezialisierte Agenturen zurückgreifen. Nach einem Orientierungsgespräch über Budget, Ablauf und Inhalt erarbeitet die Agentur ein Komplettangebot, schlägt Veranstaltungsorte und Caterer vor, rekrutiert Service-Personal, kümmert sich um die Grafikleistungen, koordiniert alle Gewerke, managt den Aufbau und die Technikinstallation und sorgt für einen reibungslosen Programmablauf. Es lohnt sich, in eine professionelle Umsetzung zu investieren, denn bei einer Tagung erleben Kunden und Mitarbeiter ein Unternehmen hautnah in Aktion. Wer hier punktet, hinterlässt einen bleibenden Eindruck.