Schon vorbereitet?

Die elektronische Rechnung ist zunächst eine steuerliche Pflicht, sie bringt aber auch praktischen Nutzen: weniger manuelle Erfassung und schnellere Rechnungsprüfung bei eingehenden Rechnungen. Daher ist die E-Rechnung eine Chance, Abläufe effizienter zu gestalten.

Welche Fristen gelten? Der rechtliche Rahmen steht bereits seit 2025 und ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz. So müssen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800 000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027; ab 2028 wird die E-Rechnung dann zum Regelfall im inländischen Geschäftsverkehr. Aber: Auch Unternehmen unterhalb der Schwelle von 800 000 Euro müssen damit rechnen, dass sie bereits ab 2027 von großen Kunden zur Übersendung von E-Rechnungen aufgefordert werden. Betroffen sind Leistungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Ausgenommen bleiben u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen.

Was ist eine elektronische Rechnung und welche Formate gibt es? Steuerrechtlich gilt als E-Rechnung nur ein Beleg in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, der den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis kommen vor allem zwei Formate zum Einsatz, der nationale Standard XRechnung (XML-basiertes, maschinenlesbares Datenformat) sowie das Hybridformat ZUGFeRD, das in einer gültigen Version den strukturierten Datenteil mit einem lesbaren PDF kombiniert. So können ERP- und Buchhaltungssysteme die Pflichtangaben automatisiert einlesen und verarbeiten, sofern sie entsprechend eingerichtet sind.

Welche Übertragungswege gibt es? Das Format und der Übertragungsweg der Rechnung zwischen Sender und Empfänger lassen sich unabhängig voneinander wählen. Der Austausch kann etwa per E-Mail oder über ein Netzwerk wie Peppol erfolgen. Peppol überträgt Rechnungen verschlüsselt und bestätigt technisch, dass die Nachricht beim Empfänger angekommen ist – eine Zustellgarantie, die ein einfacher E-Mail-Versand nicht bietet. Und da nur authentifizierte Teilnehmer mit validierter Peppol-ID Nachrichten austauschen können, sinkt das Risiko von Rechnungsbetrug durch kompromittierte E-Mail-Konten erheblich. Das Oberlandesgericht Schleswig-Holstein hat im Dezember 2024 entschieden, dass eine einfache E-Mail-Übertragung zwar rechtlich nicht verboten ist, aber keinen ausreichenden Schutz vor Manipulation bietet – und insofern der Aussteller der Rechnung für finanzielle Schäden verantwortlich ist.

Beim Rechnungseingang schreibt das Gesetz vor, E-Rechnungen empfangen zu können; dafür ist bereits ein E-Mail-Postfach ausreichend. In der Praxis besteht die Herausforderung allerdings in einem funktionierenden Prüfungsprozess, d. h. die Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen und darüber hinaus weitere umsatzsteuerliche Formalitäten erfüllen. Ausschlaggebend ist der Weg der Rechnung: Wo geht sie ein, wie wird sie gelesen, geprüft, gebucht und aufbewahrt? Ein Praxistest schafft Klarheit: Wenn sich eine E-Rechnung vollständig vom Eingang bis zur Verbuchung durchspielen lässt, ohne dass manuelle Zwischenschritte, Medienbrüche oder Rückfragen nötig werden, läuft der Eingangsprozess bereits stabil.

Beim Rechnungsausgang verlangt das Gesetz ab dem Stichtag, E-Rechnungen ausstellen zu können. Das gelingt über das eigene System oder über einen externen Dienstleister, der die Rechnungsdaten in das richtige Format überträgt und an den Kunden übermittelt. Bei kleineren Unternehmen ist das oft eine einzelne Buchhaltungs- oder Faktura-Software; bei größeren Unternehmen können mehrere Systeme oder externe Dienstleister beteiligt sein. Maßgeblich ist, ob das System mit den hinterlegten Einstellungen tatsächlich vollständige, korrekte E-Rechnungen erzeugt. Lässt sich eine reguläre Rechnung im neuen Format erzeugen und öffnet der Empfänger sie ohne Rückfrage, ist die Grundlage gelegt. Gibt es dagegen Fehlermeldungen oder Nachfragen, besteht noch Anpassungsbedarf. Daher die Empfehlung, mit Kunden die Übersendung der E-Rechnung und das Feedback zu besprechen. So können auch spezifische Anforderungen (z. B. Rechnungen mit Bestellbezug oder andere abweichende Kundenwünsche) erfolgreich gestaltet werden. Meistens zeigt sich an solchen Fällen, wo noch Fehler auftreten. Alles, was vorab geklärt ist, sichert den erfolgreichen Rechnungsaustausch und somit auch einen pünktlichen Zahlungseingang.

Die eigenen Stammdaten sind ein weiterer Schwerpunkt für Ein- und Ausgangsrechnungen. Strukturierte Rechnungen funktionieren nur mit vollständigen und korrekten Daten. Für den Rechnungseingang müssen alle hinterlegten Lieferantendaten (u. a. Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsangaben) aktuell sein. Für den Rechnungsausgang gilt entsprechend: Die Kundendaten müssen vollständig und richtig sein, ebenso zusätzliche Angaben wie Bestell- oder Projektreferenzen. Ein Warnsignal für beide Seiten sind häufige Rückfragen, manuelle Ergänzungen oder zurückgewiesene Rechnungen.

Eine Verfahrensdokumentation muss dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden. Sie beschreibt, wie E-Rechnungen im Betrieb entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD muss dabei zwingend der strukturierte XML-Datensatz archiviert werden.

Der laufende Betrieb braucht klare Verantwortlichkeiten für den Rechnungseingang und -ausgang: Wer reagiert, wenn eine Rechnung nicht verarbeitet oder vom Kunden zurückgewiesen wird? Wer klärt technische Fragen, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Software-Anbieter? Wer korrigiert fehlerhafte Stammdaten? Wer hält den Kontakt zu Kunden, Lieferanten oder der Steuerkanzlei? Und im Tax-CMS (Tax Compliance Management System) sollten – idealerweise automatisierte – Routinen zur Kontrolle der korrekten Prüfungsschritte berücksichtigt sein.

Was kommt nach der E-Rechnung? Die E-Rechnung ist als Vorbereitung auf ViDA (VAT in the Digital Age) zu verstehen. Denn ab Juli 2030 sollen Unternehmen im Rahmen von ViDA grenzüberschreitende Umsätze zusätzlich digital an die Finanzbehörden melden. Das erfolgt auf Basis derselben strukturierten Daten, die schon jetzt in der E-Rechnung stecken. Ein vergleichbares System für inländische Umsätze wird auch in Deutschland spätestens ab 2030 implementiert.

Folgende fünf Punkte zeigen, wo gegebenenfalls noch nachgebessert werden muss: Der Empfang von E-Rechnungen ist im Alltag erprobt. Das eigene System oder der genutzte Dienstleister kann E-Rechnungen tatsächlich erzeugen. Reale Rechnungen wurden bereits getestet, auch mit typischen Sonderfällen. Kunden- und Lieferantendaten sind vollständig und aktuell. Es steht fest, wer sich im Unternehmen um Rückfragen und Fehler kümmert.

Autor: Hans-Christoph Herold ist Steuerberater und Head of Indirect Tax bei der Leoni AG in Nürnberg
(www.herold-steuerberatung.de) und Co-Gründer des Netzwerkes Tax Hub Franken
(www.taxhubfranken.de).